De knoop is doorgehakt. Jullie kiezen voor een nieuw ERP-systeem en jij hebt de verantwoordelijkheid voor de implementatie gekregen. Waar moet je allemaal aan denken? En in welke valkuilen hoef jij niet te stappen? Boudewijn Beenen, projectmanager bij Mysolution, helpt je op weg met 5 tips.
Leg de verantwoordelijkheid voor een kennisdomein bij meerdere personen, creëer werkgroepen. Idealiter bestaat een werkgroep uit 2 à 3 personen. 2 personen weten nu eenmaal meer dan 1 en ze kunnen elkaar uitdagen om tot de beste oplossing te komen. Maar wie zijn de juiste personen om een werkgroep mee te vormen? Natuurlijk moeten ze ten eerste zeer bedreven zijn in hun vak in een specifiek kennisdomein (zoals verloning of backoffice). Daarnaast is het belangrijk dat ze goed samen kunnen werken. Ze zullen namelijk bruggen moeten slaan met andere afdelingen/werkgroepen. Zeker bij een geïntegreerd pakket zoals Mysolution is het van groot belang om processen van verschillende afdelingen goed op elkaar af te stemmen.
Een ERP implementatie is teamwork. Voor het beste resultaat zijn de consultants van de leverancier nergens zonder de juiste input vanuit de klant en andersom. Meewerken aan een implementatie kost tijd en vraagt om werkgroepen die ‘dedicated’ zijn. Maak deze personen dan ook echt vrij voor het implementatietraject. Wanneer een consultant 1 dag op locatie komt, betekent dit 2 dagen werk voor de werkgroep.
Iedereen staat in de startblokken, het implementatietraject kan beginnen! Start altijd met het bekend raken met de nieuwe software. Zorg dat de leverancier voldoende uitleg over de software geeft en laat de key users zelf eens aan de knoppen draaien door hen oefeningen te geven. Wanneer zij bekend zijn met het algemene gebruik van de software, zijn ze beter in staat mee te denken over de specifieke implementatie en kunnen zij makkelijker uit de voeten tijdens het testen.
Een verandering in de organisatie zorgt altijd voor wat onrust op de werkvloer, zo ook nieuwe bedrijfssoftware. Zorg voor een vlotte overstap naar de nieuwe software door ook uw eindgebruikers te betrekken bij de implementatie. Houd hen sowieso op de hoogte over de voortgang van het project. Creëer bijvoorbeeld enthousiasme door af en toe een deel van de reeds ingerichte software te demonstreren. U kunt eindgebruikers ook betrekken bij het testen van de werkinstructies die de werkgroepen maken. Op deze manier maak je hen betrokken en is het een extra check om te zien of alles goed is ingericht.
Een implementatietraject is een intensief project. Waak er voor dat het niet te zwaar wordt waardoor het resultaat negatief wordt beïnvloed. Neem in de eerste livegang niet direct te veel optimalisaties mee. Richt je eerst op de ‘must haves’ en bewaar ‘nice to haves’ voor de optimalisatie na de livegang.
Door Boudewijn Beenen
Projectmanager Mysolution