De flexbranche kan nog veel meer waarde toevoegen door naast het automatiseren van processen ook meer gebruik te maken van data. Er wordt veel waardevolle data (website, marketing, recruitment, facturatie, verloning) gegenereerd die, indien op de juiste manier inzichtelijk gemaakt, leiden tot een verdere optimalisatie van al je bedrijfsprocessen.
Door corona, de invoering van de WAB en de gevolgen hiervan, heeft de afgelopen jaren veel nadruk gelegen op het verhogen van de efficiëntie van processen en de bijbehorende kosten-besparingen. Tegelijkertijd neemt nu de aandacht voor een optimale en persoonlijke candidate journey en customer journey hand over hand toe.
De focus op kosten en op het orkestreren van de perfecte end-to-end journey’s, maakt een nauw verbonden en goed samenwerkend applicatielandschap binnen de organisatie essentieel. Een belangrijke stap in het vergroten van inzicht door optimalisaties, is het inrichten van een centraal datawarehouse. Dit is precies waarom veel organisaties in de flexbranche hard bezig zijn om een centraal datawarehouse in te richten. Ze laten hiermee het tijdperk van een versplinterd applicatie- landschap, met daarbij behorende datasilo’s, definitief achter zich.
Alleen een centraal datawarehouse is natuurlijk niet voldoende. Het moet de data bevatten uit je marketingkanalen, website, vacatures, kandidaten, plaatsingen, facturaties, verloningen en financiële administratie. Kortom, uit het gehele proces.
De koppeling van de data uit de verschillende bronnen binnen dit datawarehouse is een centraal vraagstuk in de IT-architectuur en het gebruikte datamodel. Organisaties die dit voor elkaar hebben gekregen, gebruiken data voor vier verschillende soorten activiteiten; reporting, dashboarding, nudging en automation.
+ Reporting gaat om het goed inzichtelijk krijgen van de resultaten uit het verleden, vaak met een financiële inslag, welbekend bij de meeste organisaties.
+ Dashboarding kun je inzetten om medewerkers (near) realtime op de hoogte te houden van de realisatie van de belangrijkste KPI’s die voor het team of afdeling van toepassing zijn.
Het dashboard in de Mysolution software
+ Nudging is data inzetten om medewerkers gefocust te krijgen op activiteiten die de meeste waarde opleveren of het belangrijkste zijn om klant- of kandidaat-tevredenheid te verhogen. Bijvoorbeeld wanneer een gewilde kandidaat, passend bij een open vacature, actief is op je website, wordt een taak aangemaakt die boven aan in de lijst komt, zodat de medewerker in kwestie daar direct op geattendeerd wordt en ermee aan de slag kan.
+ Er is sprake van 'automation' wanneer niet de medewerker contact opneemt, maar er direct een mail of Whatsapp uitgestuurd wordt naar de kandidaat met een link naar de relevante vacature. Niks geen AI of machine learning, gewoon het scherp en inzichtelijk hebben van je data en zo je gehele bedrijfsvoering (marketing, recruit- ment, sales en finance) optimaliseren.
Elke organisatie kan direct beginnen met het stapje voor stapje verbeteren van inzicht. Met het inrichten van een centraal datawarehouse hebben organisaties vaak al ervaring en de technologische complexiteit is over het algemeen niet hoog. Het koppelen van de data uit je marketing-kanalen, en die combineren met de data uit je interne processen, is ook een zeer oplosbare uitdaging.
Een versnipperd applicatielandschap is de realiteit voor een aanzienlijk aantal bedrijven in de flexbranche. Dit maakt gebruik van data voor het doorvoeren van de gewenste innovaties en optimalisaties niet makkelijker. Elke extra applicatie zorgt voor de noodzaak van een extra 'sleutel' voor het koppelen van de data. Vooral datasilo’s die bijvoorbeeld financiële data niet kunnen koppelen aan gegevens omtrent plaatsingen en/of urenregistratie van specifieke kandidaten of klanten is zeer ongewenst. De optimale IT-architectuur houdt dus rekening met het feit hoe relevante data binnen de gehele organisatie gekoppeld kan worden.
Meer inzicht leidt over het algemeen tot het beter kunnen lezen van de markt en wat je moet doen om de commerciële kansen te pakken. Of het nu gaat om seizoentrends; wanneer zou je bijvoorbeeld moeten beginnen met campagnes, of hoeveel kandidaten moet je hebben in je recruitment funnel om aan de capaciteitsvraag te voldoen, gebaseerd op historische conversie KPI’s?
Maar denk ook aan beter zicht krijgen op de marges van plaatsingen, zodat je commerciële acties gerichter kunt inzetten om zodoende nieuwe trends in de flexmarkt sneller te identificeren. Nog steeds geen AI, maar gewoon goed koppelen van data en het op de juiste manier inzetten van de bestaande tooling binnen je organisatie.
Een mooie uitspraak vind ik: 'The future is already here, it’s only unevenly distributed yet.' Dat geldt zeker voor dit thema, op dit moment zijn bedrijven volop bezig om de voordelen die data bieden in te zetten in hun organisaties. Soms gericht op het effectiever inzetten van de marketingchannels, of het inrichten van marge-sturing in realtime dashboards voor regioteams.
Al deze stappen worden nu gezet. De kunst zal zijn om kleine stapjes en directe verbeteringen te combineren met een architectuur die bijdraagt om de gehele organisatie data-driven te maken. Dit is een vraagstuk dat mijns inziens niet louter de taak is van de IT-afdeling, maar een kernverantwoordelijkheid is van elke directie binnen de flexbranche. Het is absoluut chefsache.
De aandacht die de afgelopen jaren is gevestigd op AI heeft de aandacht misschien een beetje afgeleid van het inrichten van een optimale datahuishouding. Verblind door een mogelijke toekomst van een door algoritmes gestuurde flexbranche is er soms kostbare tijd verloren gegaan om dat wat nu al goed mogelijk is eerst te doen en daar volop de vruchten van te plukken.
Het proces om van je applicatie een goudmijn te maken is niet heel complex, het vergt echter wel aandacht en een paar slimme keuzes in je IT-architectuur. De technologie is beschikbaar en wordt al volop toegepast, een kwestie van de handschoen oppakken en doen.
Geschreven door
Jaap Postma
CEO Mysolution
*Dit artikel is ook geplaatst in de Flexmarkt.