Deze 13 vragen moet je zeker stellen bij de aanschaf van een nieuw ATS

Als recruitmentbureau ben je toe aan de volgende stap voor jouw bedrijf. Je wilt investeren in een nieuw ATS waarmee jij je doelstellingen kunt realiseren. Je hebt je online georiënteerd op diverse oplossingen en een shortlist gemaakt. Nu komt de volgende stap: een nadere kennismaking. De juiste vragen stellen aan opdrachtgevers en kandidaten is voor jou natuurlijk gesneden koek. Maar welke vragen stel je aan je potentiële softwareleverancier? Hieronder zetten we er dertien op een rij, waarmee je goed beslagen ten ijs komt.

1. Weet je leverancier net zoveel van recruitment als jij? 

Je wilt dat je ATS voor jou werkt en niet andersom. Dan is het belangrijk dat je leverancier precies begrijpt met welke processen en uitdagingen jij in je dagelijks werk te maken hebt. Kortom: kies een leverancier die focust op jouw branche.

2. Heeft de leverancier referenties waarmee je in contact kunt komen?

Het is erg waardevol om ervaringen van andere bedrijven mee te kunnen nemen in je beslisproces. Bovendien hebben zij vaak praktische tips voor de implementatie en het gebruik van je ATS. Vraag hier dus gerust om bij je leverancier.

3. Is het platform cloud-based? 

Bij cloud-software betaal je voor het gebruik, niet voor het bezit van de software. Onderhoud, updates, databeheer en security: het wordt allemaal geregeld door de leverancier. Voordeel hiervan is dat je altijd met de laatste software werkt, de veiligheid van je data gewaarborgd is en je gemakkelijk kunt op- of afschalen.

4. Is de oplossing mobiel en dus altijd en overal toegankelijk? 

Waarschijnlijk wil je dat jij en je collega’s altijd en overal inzicht hebben in de status van je searches en sollicitatieprocessen. Wel zo handig als je veel onderweg bent en flexibel wil zijn in waar en wanneer je werkt.

5. Is de oplossing AVG / GDPR compliant? 

Als het om persoonsgegevens gaat wil je geen enkel risico lopen. Check dus goed hoe je leverancier jou ondersteunt om compliant te zijn. 

6. Hoe lang duurt de implementatie?

De omvang en complexiteit van de implementatie is voor elk bedrijf anders. Dit hangt af van onder meer het aantal gebruikers, de hoeveelheid data die je wilt overzetten en van de systemen die eventueel gekoppeld moeten worden. Een ervaren leverancier zal zeker in staat zijn een goede inschatting te geven.

7. Kan ik het ATS gemakkelijk integreren met andere systemen? 

Denk aan Outlook of Gmail voor de integratie met e-mail en agenda’s, Hoe eenvoudig kun je je ATS hieraan koppelen? Als het systeem over API’s beschikt dan kun je vrij eenvoudig integraties met andere systemen en databases realiseren. 

8. Welke processen kan ik automatiseren?

Hoe zien jouw ideale processen eruit en biedt het platform de functionaliteit en flexibiliteit om deze inderdaad te automatiseren? Heb je, bijvoorbeeld met dashboards, gemakkelijk inzicht in je openstaande vacatures, taken enzovoort?

9. Hoe draagt dit systeem bij aan de dienstverlening aan mijn opdrachtgevers en aan een betere candidate journey? 

Natuurlijk is het belangrijk dat het ATS jouw werk makkelijker en leuker maakt, maar je wil ook graag je dienstverlening naar opdrachtgevers en kandidaten verbeteren. Kan het systeem je daarbij helpen? Biedt het bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijke customer en candidate portal? Controleer of er sprake is van een gebruiksvriendelijke customer en candidate portal of check bij deze personen of zij ervaring hebben met het ATS, zodat het een win-win-win-situatie wordt. Ontdek hier hoe je de candidate journey kunt verbeteren met deze vijf ATS-toepassingen.

10. Welke data-toepassingen heeft de oplossing?

Een modern ATS maakt gebruik van moderne en slimme data-technologie waarmee je zelf gemakkelijk rapportages kunt opstellen en inzicht hebt in je belangrijkste KPI’s. Zie ook vraag 7: beschikt het platform over API’s dan kun je gemakkelijk aanvullende Business Intelligence oplossingen koppelen aan je ATS. 

11. Krijgen mijn gebruikers training en is er voldoende support? 

Check goed hoe je door je leverancier wordt voorbereid op de livegang van het platform. En hoe is de ondersteuning geregeld nadat je live bent gegaan met het systeem? Vraag bijvoorbeeld of (Nederlandstalige) support inbegrepen is binnen het abonnement.

12. Hoe vaak zijn er updates aan de applicatie? 

Bij moderne cloud-oplossingen werken in principe alle klanten met dezelfde software. Dat betekent dat als er updates zijn, verbeteringen of nieuwe functionaliteit, alle klanten ‘meegaan’ op de nieuwe versie. Voordeel: je werkt altijd met de meest up-to-date versie, wel zo veilig. Mogelijk nadeel: als je veel aanpassingen nodig hebt (maatwerk), kan dit bij updates problemen geven.

13. Kan ik de oplossing gemakkelijk aanpassen en uitbreiden? 

De markt is continu in beweging en jouw bedrijf waarschijnlijk ook. Processen zijn niet statisch. Daarom is het belangrijk om, voordat je een ATS kiest, goed te onderzoeken of de oplossing flexibel is: kun je processen en instellingen gemakkelijk aanpassen? Kun je het systeem uitbreiden met nieuwe functionaliteit?

Heb je op deze vragen een helder antwoord, dan zul je waarschijnlijk prima in staat zijn het ATS te kiezen dat jouw ambities helpt te realiseren.

Lees hier de tips voor de implementatie van een nieuw ATS!

Klaar om onze consultants het hemd van het lijf vragen? Neem gerust contact met ons op.