In november 2018 kondigden USG People en Mysolution hun partnership aan. Inmiddels is de eerste implementatie van Mysolution bij ASA Campus achter de rug. De komende maanden stappen ook de overige onderdelen van USG People over op de gestandaardiseerde en integrale oplossing Mysolution FLEX. Een complex en daarmee ook best een uitdagend project, voor beide partijen. Caspar Kosse, Director Operational Services bij USG People en Jan Beekman en Reinier Nieuwenhuis, partners bij Mysolution vertellen over de keuze voor Mysolution en de uitdagingen die bij een dergelijk omvangrijk project horen.
Caspar Kosse is vanuit zijn rol als Director Operational Services onder meer verantwoordelijk voor processen en IT bij USG People. Hij licht de achtergrond van het project toe: “USG People bestond uit een veertigtal bedrijven, die allemaal vrij autonoom functioneerden. De afgelopen paar jaar zijn deze veertig teruggebracht naar zes hoofdmerken. Eind 2017 zijn we gestart met het invoeren van One Way of Working. Het doel hiervan is om de processen binnen onze organisatieonderdelen zoveel mogelijk te standaardiseren, maar tegelijkertijd de eigenheid van elk merk te behouden.”
Bij One Way of Working hoort ook één IT-oplossing voor de hele organisatie. En dan liefst een oplossing die alle front- en backoffice processen ondersteunt. Van werving & selectie tot plaatsing, contracten en de complete financiële administratie. Het systeem vervangt hiermee Pivoton en SAP. Caspar: “Onze branche wordt gekenmerkt door een open manier van werken. Medewerkers staan altijd in contact met klanten, collega’s en uitzendkrachten. Technologie is het middel om die samenwerking en open manier van informatie-uitwisseling te faciliteren. Microsoft biedt hiervoor het ideale platform en Mysolution is wat ons betreft de enige partij die een volwaardige, op Microsoft gebaseerde, oplossing voor onze branche aanbiedt.
We hebben dan ook als uitgangspunt gekozen voor Mysolution en willen zoveel mogelijk gebruikmaken van deze standaard. En als een aanpassing écht nodig is, weten we dat Mysolution gelukkig snel kan vernieuwen.”
Jan Beekman, managing partner bij Mysolution vult aan: “USG People is voor ons een prachtige klant, als nummer twee in de branche in Nederland. Wat wij zien is dat dit project weer een katalysator is voor onze oplossing. Aanpassingen die we aan ons platform doen, om nog beter tegemoet te komen aan de vragen van USG People, daar profiteren al onze klanten vervolgens weer van.”
Jan vertelt over de aanloop van het project: “Het eerste contact met USG People gaat al lang terug. Maar in 2016, toen onze oplossing stond, bleek de timing precies goed. USG People ontwikkelde de One Way of Working strategie. Onze oplossing bleek goed aan te sluiten op deze behoefte.
De kracht van de oplossing en de functionaliteiten speelden uiteraard een belangrijke rol in het selectieproces, maar ook vertrouwen. We vinden het belangrijk om eerlijk en transparant te zijn over de mogelijkheden van het platform en op basis van een partnership samen te werken. Zeker bij zo’n groot traject vindt er continu overleg plaats en moet er heel veel worden afgestemd. Dan wil je op een prettige en open manier met elkaar samenwerken.”
Reinier Nieuwenhuis, partner bij Mysolution en in dit project onder meer lid van de stuurgroep, ziet dat met name de openheid van de applicatie een belangrijke USP is voor USG People: “Met ons platform is de klant zelf volledig eigenaar van zijn eigen data. Data kunnen, via zogenaamde API’s, gemakkelijk van en naar de oplossing worden uitgewisseld. Omdat de gegevens zo gemakkelijk te ontsluiten zijn, is het ook mogelijk om portals erop aan te haken, voor uitzendkrachten en klanten, plus BI-tooling voor rapportages. Hier werd men erg enthousiast van.”
Een complex en omvangrijk project als deze brengt uiteraard de nodige uitdagingen met zich mee. Caspar: “Binnen USG People zit de uitdaging ‘m er bijvoorbeeld in dat er veel historie is. We hebben sterke merken, maar die zijn ook allemaal gehecht aan hun eigen manier van werken. Hoe kunnen we iedereen enthousiasmeren en meekrijgen? Daarom hebben we zo sterk ingezet op business alignment, door collega’s van de vestigingen erbij te betrekken, en de voordelen te benadrukken van het kiezen voor één manier van werken.” Bij de komende implementaties wordt uiteraard veel gebruik gemaakt van de learnings uit het eerste project. Zo is er voor medewerkers inmiddels ook een e-learning ontwikkeld.
Reinier kan kort zijn over waar de complexiteit in zit: “Veel processen, veel data en veel mensen! Met een project en een organisatie van deze omvang is het telkens weer een uitdaging om tot de juiste keuzes te komen. Maar net als Caspar en zijn team, hebben wij er ook alle vertrouwen in dat we de implementatie tot een goed einde kunnen brengen.”
Niet alleen intern, maar ook extern zorgt een nieuwe manier van werken voor uitdagingen. Bijvoorbeeld richting klanten. Waar de adoptie onder medewerkers en kandidaten eigenlijk direct groot is, blijkt de adoptie voor klanten complexer. Caspar: “We werken steeds meer digitaal en data-driven. We maken gebruik van portals en communiceren daarmee op andere manieren met klanten dan voorheen. Tegelijkertijd verwachten klanten persoonlijk contact zoals ze dat gewend zijn en een lokaal aanspreekpunt. De uitdaging zit daarmee in het persoonlijke behouden en tegelijkertijd, dankzij eenvoudigere processen en technologie, optimale ondersteuning blijven bieden. Met andere woorden: het vinden van een goede mix tussen digitalisatie en het gevoel van dichtbij, ‘om de hoek’, dat is wat we willen bereiken.”