Meten is weten. Je gebruikt het dashboard van je auto om een reparatie of onderhoudsbeurt tijdig bij de garage in te plannen. De lampjes en codes op het dashboard waarschuwen je op tijd. Welke triggers waarschuwen jou als uitzender om jouw bedrijfsvoering realtime bij te kunnen sturen? De staffing software van onder andere Mysolution biedt de mogelijkheid om rapportages in jouw eigen look & feel te maken. Met in elke rapportage jouw eigen kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) als de lampjes op het dashboard.
Sommige KPI’s zijn voor alle uitzenders van belang. Vergelijk die maar met de brandstofmeter en het olielampje van een auto. Wanneer je die niet zou hebben of over het hoofd ziet, kom je onderweg stil te staan. En stilstand is achteruitgang, zeker in de dynamische en concurrerende markt van de flexibele arbeid.
We tonen de 5 meest waardevolle rapportages. In elk rapport staan één of meer KPI’s waarop jij als uitzender periodiek moet kunnen sturen om succesvol te blijven. Deze rapporten kun je dagelijks, wekelijks of over langere perioden samenstellen.
Rapportage 1: UOM (Uren, Omzet en Marge)
Omzet in de uitzendbranche is een direct resultaat van de uren die jouw uitzendkrachten bij jouw klanten boeken. Klopt die omzet met het aantal uren dat je op basis van de lopende opdrachten verwacht? Zo niet, hoe komt dit? Lopen jouw flexkrachten achter met hun urenboekingen of zijn er andere oorzaken voor een tegenvallende omzet, zoals productie-uitval, roosterwijzigingen of ziekte? Het is wel zo prettig om hier wekelijks jouw vinger achter te kunnen krijgen.
Met een UOM-rapportage krijg je niet alleen de uren en omzet in beeld, maar ook de voorgecalculeerde marge. De informatie kun je ook vergelijken met die van dezelfde week van het voorgaande jaar.
Rapportage 2: Open posten
Hoe staat het met jouw debiteuren- en crediteurenbeheer? Wat is jouw gemiddelde vordering en betalingstermijn per klant? Om welke bedragen gaat het en hoe lang staan die nog open? En wat betekent het verschil tussen debiteuren en crediteuren voor jouw cashflow en rentekosten? Met een rapportage op open posten maak je jouw vorderingen en betalingsverplichtingen inzichtelijk. Die informatie is nodig om de risico’s van debiteuren en crediteuren tijdig in de kiem te smoren en daar indien nodig beleid op te maken.
Rapportage 3: Winst en verlies
Wat houd je als uitzender onder de streep over? Na aftrek van alle kosten, op basis van nacalculatie? Met het Management Dashboard kun je periodiek een winst- en verliesrapportage samenstellen die overeenkomt met de winst- en verliesrekening in het grootboek. De meeste bedrijven passen hierbij het EBITDA-model toe: de winst vóór aftrek van rentekosten, belastingen, afschrijving en afboekingen. Gebruik deze rapportage om jouw business periodiek op resultaat bij te kunnen sturen. Zodat je niet wordt verrast door tegenvallende jaarcijfers.
Rapportage 4: Werkenden
Bij welke klanten zitten jouw mensen en hoe lang en voor hoeveel uur per week werken ze daar? Hoeveel werkenden en fte heb je per klant ingeboekt en wat is hun doorloop en continuïteit per klant? En wat is de (risico)spreiding van jouw flexkrachten over jouw opdrachtgevers? Met de rapportage werkenden breng je de bedrijfseconomische potentie, continuïteit, flexibliteit en risico’s van jouw werkenden periodiek in kaart. Het dashboard combineert in deze rapportage contractinformatie van uitzendkrachten met projectinformatie van de klanten waar zij werken.
Rapportage 5: Allocatiekosten
Het is een bekende valkuil in de uitzendbranche: bij het berekenen van de marge worden de allocatiekosten over het hoofd gezien. Zorg dat jouw staffing software voorziet in een rapportage waarmee je de marge per uur na allocatiekosten boven tafel krijgt. Dat is de marge die overblijft wanneer niet alleen de kostprijs, maar ook de kosten van huisvesting, vervoer en bemiddeling van de omzet zijn afgetrokken. Deze allocatiekosten worden namelijk meestal niet vooraf doorgerekend in de kostprijs. Deze rapportage zoomt in op de plek waar uw uitzendkracht op een bepaalde dag werkt en welke allocatiekosten er op die dag op die persoon bij die klant van toepassing zijn.
Het is dus mogelijk om de allocatiekosten per uur per klant te rapporteren. Concreter kun jij jouw kosten en marge niet krijgen! Ontdek je merkwaardige variaties en afwijkingen in de allocatiekosten per uitzendkracht, klant of locatie? Dan moet je misschien op deze KPI gaan (bij)sturen.
Steven Hendriks - BI Consultant