Een uitzendbureau dat wil excelleren in het bemiddelen van mensen, moet tegelijkertijd zo min mogelijk energie kwijt zijn aan alle noodzakelijke backoffice- en frontofficeprocessen. Hoe kun je tijd én kosten besparen?
In de kunst, in de literatuur, maar óók in de uitzendbranche komen interessante driehoeksverhoudingen voor. Om het maar even tot de flexsector te beperken: de uitzendkracht vormt de eerste punt van de driehoek, de opdrachtgever/ klant de tweede en het uitzendbureau de derde. Dit maakt de branche een bijzondere. Want waar er bij traditionele handelsbedrijven sprake is van tweerichtingsverkeer (bedrijf richting klant en vice versa), is er bij uitzendorganisaties altijd een derde partij in het spel. Dit heeft de nodige implicaties voor administratieve en financiële processen.
Een goed voorbeeld zijn contracten. Als uitzender heb je te maken met twee soorten: het contract met je klant – waarin je onder meer afspreekt tegen welk tarief de uitzendkracht bij die klant gaat werken – en het contract met je uitzendkracht – waarin je bijvoorbeeld afspreekt tegen welke condities hij of zij aan het werk gaat. Twee verschillende contracten dus, die onderling wel sterk verband houden met elkaar. Zo zijn er meer voorbeelden van unieke processen waaruit de verwevenheid van frontoffice en backoffice blijkt.
Om je marge als uitzender goed te kunnen berekenen, wil een intercedent bijvoorbeeld proforma loonberekeningen kunnen maken. Ofwel, wat moet een uitzendkracht gezien zijn leeftijd en opleiding gaan verdienen? Een dergelijke berekening vindt in de backoffice plaats, om vervolgens weer in de frontoffice te kunnen worden getoond en gebruikt.
Je kunt er natuurlijk voor kiezen frontoffice en backoffice gescheiden te houden. Dan kies je een separate recruitmenttool en daarnaast selecteer je een afzonderlijk ERP/CRM-systeem voor je hele backoffice. Het kan, maar je maakt je werk op deze manier nodeloos complex.
Nog een voorbeeld daarvan: voor een intercedent is de fasehistorie van een uitzendkracht relevant. Maar om precies te weten hoeveel uur je iemand hebt verloond in een bepaalde fase, heb je als intercedent je backoffice weer nodig. In een aparte recruitmenttool is namelijk doorgaans geen ruimte voor dit fasebeheer.
Kortom, je moet continu tussen twee systemen schakelen. Niet gebruiksvriendelijk, want je krijgt met verschillende user interfaces te maken. Maar vooral: het kost elke keer veel tijd, die ten koste gaat van je corebusiness. Of het nu gaat om het werven en selecteren, urenregistratie, verloningsaspecten of facturatie, integratie tussen frontoffice en backoffice is eigenlijk onmisbaar.
De oplossing die overblijft, is dan ook een totaaloplossing (zie ook kader) in de vorm van een geïntegreerd softwarepakket. Een compleet systeem (frontoffice én backoffice), waarin de uitzendkracht zijn uren kan schrijven, waarin de klant informatie kan terugvinden over het recruitmentproces, waarin uitzendkracht én klant planningen kunnen inzien, et cetera. Een groot voordeel van deze oplossing is verlaging van de Total Cost of Ownership (TCO). Korter gezegd: met één geïntegreerd systeem win je tijd en bespaar je kosten. Je hoeft immers niets meer dubbel in te voeren, het aantal fouten neemt af en batchverwerking vindt plaats in de avond of nacht.
Maar een minstens zo belangrijk voordeel van een totaaloplossing is dat je zicht hebt en houdt op het gehele proces. In de backoffice wordt middels de weken- en fasehistorie bijgehouden hoeveel weken een uitzendkracht werkzaam is, maar door de integratie met de frontoffice heeft de intercedent hier ook inzicht in. Hierdoor kan tijdig gereageerd worden op een eventuele overgang naar de volgende fase. Je kunt snel en helder inzicht krijgen, op basis waarvan je gedegen besluiten kunt nemen. En dat is wel zo belangrijk in een branche waar, bijvoorbeeld bij margeberekeningen, elk dubbeltje telt.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Flexmarkt.