Dat uitzendbureaus last hebben van drempelvrees bij het overstappen naar een nieuw automatiseringssysteem is niet verwonderlijk. Er komt ook veel bij kijken. Maar een soepele overgang hoeft geen probleem te zijn. Naast de keuze van de juiste uitzendsoftware, komt het vooral aan op goed samenwerken. Want zonder goede mensen aan beide kanten – leverancier en uitzendorganisatie – lukt het niet.
Uitzendbedrijven kunnen tal van redenen hebben om een overstap naar een nieuwe softwareoplossing te overwegen. Het bestaande automatiseringspakket is verouderd, er zijn teveel verschillende pakketten die naast elkaar werken waardoor er geen informatie-uitwisseling is, intercedenten moeten teveel handmatig werk doen en/of het systeem voldoet niet meer aan de actuele wet- en regelgeving (WAB). Zeker in een tijd waarin elk uitzendbureau zich moet onderscheiden op de krappe arbeidsmarkt in het snel vinden van de juiste match, moet recruitment en staffing software volledig ondersteunend zijn en de juiste informatie op het juiste moment leveren. Nog los van correcte administratie en verloning, waarbij vaak ook veel efficiencywinst te behalen is.
Maatwerk of standaard?
Het begint natuurlijk met de keuze voor de juiste softwareoplossing. Een op maat gemaakte oplossing klinkt misschien ideaal, maar dat kan in de praktijk flink tegenvallen. Dit is tijdrovend - dus duur – en brengt hoge onderhoudskosten met zich mee. Wij hebben met Mysolution dan ook bewust voor een standaardoplossing gekozen die past bij elke uitzendorganisatie of detacheringsbureau.
Op basis van jarenlange ervaring in de flexmarkt zijn hierin de meest efficiënte processen ingebouwd. Bovendien is bij elke implementatie een bedrijfsspecifieke inrichting mogelijk. Dat het Microsoft-gebaseerd is maakt het gebruiksvriendelijk omdat mensen nu eenmaal gewend zijn daarmee te werken. En in onze visie moet de oplossing een open, cloud-gebaseerde standaard zijn, zodat eenvoudige data-uitwisseling mogelijk is.
Bij de keuze voor een leverancier draait het om twee dingen: vertrouwen en transparantie. Wij willen tijdens het salestraject altijd realistisch en eerlijk zijn, grenzen aangeven. Er zijn partijen die overal ‘ja’ op zeggen, maar elk softwarepakket kent nu eenmaal beperkingen, er zijn dingen die wel en dingen die niet of minder goed kunnen. Dat moet je gewoon durven zeggen. Dat is inmiddels ons handelsmerk geworden.
USG People Nederland
Kiest een uitzendorganisatie uiteindelijk voor Mysolution dan kan de implementatie echt beginnen. Daarbij gaan wij altijd systematisch te werk. Het begint met het samen maken van een gedegen, uitgewerkte planning, die – afhankelijk van de omvang van het project – wordt opgeknipt in kleinere delen die stap voor stap worden geïmplementeerd. Dat geldt zeker voor de implementatie die onlangs bij USG People is afgerond. Bij ‘het grootste IT-project in de geschiedenis van USG People in Nederland’ zijn in een jaar tijd 1.200 medewerkers in 176 uitzendvestigingen overgestapt naar het werken met het nieuwe systeem.
Vijf tips voor een goede implementatie
1. Realiseer je altijd dat het niet alleen maar om een nieuw automatiseringspakket gaat. Sta open voor het bijstellen van de eigen requirements. Laat je inspireren door de standaardoplossing waarin op basis van jarenlange expertise de meest efficiënte manier van werken voor uitzendbureaus en detacheringsbureaus is ingebouwd. Kortom, wees bereid jouw werkprocessen kritisch te bekijken.
2. Voer veranderingen één voor één door, stap voor stap. Werk in compacte teams en deel een complex implementatietraject op in kleinere hapklare brokken, waardoor je direct resultaat ziet. Ook belangrijk, ga niet tussentijds allerlei andere veranderingen doorvoeren bij zaken die je tegenkomt bij de implementatie (stick to the plan).
3. Selecteer de beste mensen uit de organisatie in het implementatieteam. Het gaat om het vastleggen van belangrijke werkprocessen voor jaren, waarbij draagvlak in de organisatie cruciaal is. Benoem key-users/super-users die als ambassadeurs fungeren en laat hen en andere medewerkers vanaf dag één met het systeem werken.
4. Bedenk vooraf goed welke actoren van belang zijn. Je hebt ook bestaande leveranciers nodig voor de conversie en voor de hosting van de infrastructuur. De afhankelijkheid en medewerking van die leveranciers, bijvoorbeeld voor het aanleveren van data, bepaalt mede of het een soepele overgang wordt.
5. Testen, testen en nog eens testen; alle scenario’s en varianten moeten uitgebreid zijn getest. Betrek hierbij alle bedrijfsdisciplines, laat finance bijvoorbeeld meekijken met het frontoffice-proces. Het project stopt overigens niet bij live-gang. Ook kraamdagen en verdere opvoeding van het ‘pasgeboren’ systeem zijn belangrijk.
Samenwerken
Belangrijk bij de implementatie is dat professionals van zowel de uitzendorganisatie als Mysolution op alle niveaus vanaf het begin in teams met elkaar samenwerken. Ook is het essentieel medewerkers mee te krijgen en te voorkomen dat het ‘een feestje van IT’ blijft. Om draagvlak te creëren moet je mensen direct met het nieuwe systeem kennis laten maken. Wij beginnen daarom in de analysefase al met het trainen van key-users in Mysolution, zodat zij al snel de eerste simulaties en proefconversies kunnen uitvoeren. (De implementatie bij USG People biedt overigens inzichten voor alle uitzendbureaus. Lees meer over de implementatie van Mysolution bij USG People.
Ook spelen de super-users op elke vestiging een belangrijke rol. Dominique Dingjan, programmamanager van dit IT-project bij USG People, zegt hierover: “Zij zijn er niet alleen om de medewerkers te begeleiden en werkinstructies toe te lichten, maar zij zijn ook de ambassadeurs van Mysolution geworden bij USG People.” Dingjan heeft ervaren hoe de intensieve samenwerking in de praktijk gaat. “Het is alsof je net met elkaar getrouwd bent, waarbij je gedurende de implementatie elkaar pas echt leert kennen. Om het allerbeste uit de mensen te halen, is maximale openheid nodig.
Ook bij fouten moeten beide partijen zich kwetsbaar opstellen, samen vallen en opstaan, coöperatief zijn en snel schakelen. De kwaliteit van de implementatie bepaal je uiteindelijk samen. En Mysolution is gelukkig een heel aangename partner.”
En zo zien wij dat ook. Of de migratie slaagt, hangt niet af van de software, maar van de mensen. Zonder goede mensen aan beide kanten – leverancier en uitzendorganisatie – lukt het niet. Zij maken het verschil.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Flexmarkt.