Die Entscheidung ist gefallen. Sie haben die ideale Recruiting-Software für Ihr Unternehmen ausgewählt. Der nächste Schritt ist die Implementierung der Software. Software-Implementierungen haben den Ruf komplex und zeitaufwändig zu sein. Wir wären die letzten die behaupten würden, dass die Implementierung eines neuen Systems kinderleicht sei. Mit der richtigen Vorbereitung können aber die größten Fehler vermieden werden. Steven Faaij, Implementierungsberater bei Mysolution, gibt hierzu einige Tipps.
Der erste Fallstrick laut Steven: "Unklare Fristen und Vereinbarungen"
"Es ist sehr wichtig, klare Vereinbarungen über Ziele und Fristen zu treffen. Nicht nur für uns als Implementierungspartner, sondern auch für unser Kunde, der sich daran halten muss. So vermeiden wir Verzögerungen im Projekt."
Steven Faaij, Implementierungsberater Mysolution
Stellen Sie sicher, dass Sie als Manager:in eng in die Implementierung und die getroffenen Entscheidungen eingebunden bleiben. So gibt es keine Überraschungen. Darüber hinaus sind die Hauptnutzer (Key-User) des Projekts von entscheidender Bedeutung. Je nach Größe Ihres Unternehmens wählen Sie einen, zwei oder mehrere Key-User aus. Dabei handelt es sich um Benutzer, die eng in das Projekt, in die Definition der Prozesse und in die Tests eingebunden sind. Nach Abschluss des Projekts sind sie die Ansprechpartner:innen für die gesamte Organisation. Dabei ist es sinnvoll, Personen auszuwählen, die eine Affinität zur IT haben, die Prozesse verstehen, die sich trauen, Entscheidungen zu treffen und die gerne anderen helfen.
Der zweite Fallstrick laut Steven: "Zu beschäftigte Key-Users"
“Wir stellen oft fest, dass die Key-User zu sehr mit ihrer täglichen Arbeit beschäftigt sind, um sich am Projekt beteiligen zu können. Das birgt die Gefahr, dass die Prozesse bei näherer Betrachtung nicht praxistauglich genug sind. Oder dass die Lösung bald nicht mehr ausreichend von den Anwendern akzeptiert wird. Deshalb ist es besser, jetzt zu investieren, um später den größtmöglichen Nutzen aus dem neuen ATS ziehen zu können."
Steven Faaij, Implementierungsberater Mysolution
Ein neues ATS stellt eine große Veränderung für Ihre Unternehmen dar und ist für Ihre Mitarbeiter:innen gewöhnungsbedürftig. Um eine gute Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen zu erreichen, reichen ein oder zwei Key-User und eine Schulung der Endanwender nicht aus. Die Akzeptanz des Systems beginnt bereits vor der Einführung. Verstehen alle Kolleginnen und Kollegen, die das System nutzen werden, die Notwendigkeit des neuen Systems? Sind die Vorteile klar? Aber auch: Haben Sie als Manager:in, Projektleiter:in oder Key-User Verständnis für die Zweifel, Vorurteile oder Probleme, die andere sehen?
Ein letzter Tipp: Sprechen Sie mit anderen Unternehmen, die bereits ein neues ATS eingeführt haben. Welche Hindernisse gab es? Auch das Personalberatungsunternehmen Talent Tree sah sich mit dieser Herausforderung konfrontiert. Bereits zwei Software-Lösungen fielen im Talent Tree Einsatz durch. Das kostet Zeit, Geld und jede Menge Nerven. Daher wollte Mathias Gerhardt, Head of Operations von Talent Tree, beim dritten Anlauf möglichst auf Nummer sicher gehen und entschied sich für Mysolution. Welche Tipps er noch für die Implementierung hat, lesen Sie in unserem Whitepaper.