Wie können Personalberatungsunternehmen im Jahr 2023 Recruiting-Technologien noch besser nutzen? Dirk Meeuws, Product Manager von Mysolution, gibt fünf Tipps, wie Sie davon profitieren können. Ein Tipp im Voraus: Wählen Sie nicht das Tool mit dem meisten Schickschnack, sondern konzentrieren Sie sich auf Ihre eigene Mitarbeiter:innen; Wer sorgt dafür, dass diese intelligente Technologie auch tatsächlich für Sie arbeitet?
Marketing Automation ist in aller Munde, ein Begriff, der seit einigen Jahren in Mode gekommen ist. Und das zu Recht, denn die Technologie zur Automatisierung von Marketingkampagnen bietet viele Vorteile wie schnelle, effiziente Kampagnen über verschiedene Kanäle durchzuführen, automatisierte Nachrichten über WhatsApp und E-Mail zu verschicken, um mit wenigen Klicks eine große Anzahl von Menschen zu erreichen und zu motivieren, sich zu bewerben.
Tools gibt es im Überfluss. Alle Bewerbermanagementsysteme, die auf dem Markt sind, verfügen selbst über Recruiting-Marketing-Funktionen oder können mit Partnern integriert werden, die Automatisierungstools anbieten.
"Technologie zur Automatisierung von Marketingkampagnen bietet viele Vorteile."
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Es gibt nur wenige Personalberatungen, die über digitale Manager:innen verfügen, die für die Festlegung, Durchführung und Verwaltung einer Marketingstrategie benötigt werden. Das Verfassen von E-Mails, was und wann über welche Kanäle verschickt werden soll - abhängig von Analysen, was in Bezug auf Reaktion und Effektivität funktioniert und was nicht; welche E-Mails wurden beim letzten Mal geöffnet/nicht geöffnet, wie oft wurden sie angeklickt (Kanaleffektivität) und welche Kampagnen führen zu Kundenvorschlägen oder Neueinstellungen? All diese personalisierten Formulierungen, die Erschließung von Möglichkeiten, die Durchführung und Überwachung der Prozesse - dafür braucht man einen Verantwortlichen. Die Frage lautet also: "Wer ist in Ihrem Unternehmen die/der Marketingdirigent:in?"
Es sind gerade unsichere Zeiten. Auf der einen Seite hört man, dass eine Rezession bevorsteht. Und auf der anderen Seite befinden wir uns in einem verrückten Arbeitsmarkt mit einem Mangel an Bewerber:innen und einem Überangebot an offenen Stellen. Je größer die Unsicherheit, desto wichtiger ist es, Einblick in das Geschehen zu haben. Was sind die Erwartungen an die Mitarbeiter:innen? Ändert sich etwas an der Anzahl der neuen Bewerbungen? Steigt oder sinkt die Anzahl der Besucher:innen der Website?
Gerade weil es jetzt so viel Unsicherheit gibt, müssen Sie diese Art von Daten proaktiv nutzen. Wenn beispielsweise weniger Besucher:innen auf Ihrer Website kommen, führt das letztendlich zu weniger Bewerbungen und weniger vermittelbaren Kandidat:innen - das sickert vielleicht erst nach zwei Monaten durch. Wenn Sie das direkt auffangen können, sind Sie der Sache voraus.
Mithilfe von Dashboards sorgen Sie für klare und übersichtliche Informationen aus Ihrem Recruiting-Marketing, ATS- und Backoffice-Daten.
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Dies erfordert einen Einblick in Ihrem Recruiting-Marketing-, ATS- und Back-Office-Daten. All diese Daten können aus dem Data Warehousing in Dashboards umgewandelt werden, die klare, übersichtliche Informationen zeigen, auf die Sie sofort reagieren können. Der Anzeigewert kann mit einem Barometer verglichen werden. Indem Sie den Zeiger an verschiedene Datenpunkte im Recruiting-Prozess halten, können Sie Veränderungen rechtzeitig erkennen. Dann können Sie schnell reagieren und somit früher reagieren als Ihre Konkurrenz. Und das verschafft Ihnen einen Vorteil in diesem turbulenten Markt.
3. Personalisierte Kundenbindung
Auf diesem Kandidatenmarkt scheint es so, als ob jeder nur noch den Kandidaten/ die Kandidatin sieht, aber vergessen Sie die Auftragsseite nicht. Investieren Sie auch in die Beziehung zu Ihrer Kundschaft. Es ist gut, sich immer wieder zu fragen, was die beste Kundenstrategie für Sie ist; wie segmentieren Sie, wer sind Ihre A-Kunden, welche Kund:innen haben Sie verloren und wen könnten Sie wieder zurückgewinnen?
Und wie kommen die Anfragen zustande: direkt von Vermittlungsagenturen oder über andere Vermittler wie Managed Service Provider oder Hiring Desks? Dem wird derzeit weniger Aufmerksamkeit geschenkt. Aber unser zyklischer Markt kann sich schnell drehen. In diesem Fall ist es gut, dass Sie dafür bereits eine Strategie haben.
"Wie spricht man alle Kandidat:innen und Kund:innen persönlich an, ohne jede Kommunikation einzeln erstellen zu müssen?"
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Die Maßnahmen, die Sie dann für Ihre Kunden ergreifen, sollten natürlich so persönlich wie möglich sein. Die Frage lautet: "Wie können Sie die gesamte Kommunikation mit Kandidat:innen oder Kund:innen personalisieren, ohne dass Sie jede Kommunikation einzeln erstellen müssen? Die Kunst besteht darin, die richtige Mischung zwischen Personalisierung und Praktikabilität zu finden. Hier kommt die Marketing-Automatisierung wieder ins Spiel. Aber es ist der Mensch, der das konzipieren, umsetzen und überwachen muss.
Personalisierung kann beispielsweise durch die Definition von Zielgruppen erfolgen, die sie mit bestimmten Inhalten ansprechen. Dies sollte dann in allen Kommunikationsmitteln (E-Mail, WhatsApp, Anzeigen, Website) sichtbar sein. Das Erscheinungsbild (Tonfall, Logo, spezifische Botschaft) sollte in allen Mitteilungen übereinstimmen. Und zwar in allen Prozessen, auch in Dokumenten wie einem Arbeitsvertrag oder einer Kundenvereinbarung. Das geht über das Versenden eines Newsletters oder das Senden einer E-Mail an einen Kandidaten, um ihm viel Erfolg an seinem ersten Arbeitstag zu wünschen, hinaus.
Personalberatungen und -vermittlungen, die Marketing-Automatisierung richtig einsetzen und in all ihrer "personalisierten" Formulierungen konsistent sind, schaffen es eine starke Marke aufzubauen und Kund:innen und Kandidat:innen zu finden. Auch dafür brauchen Sie die richtige Besetzung innerhalb Ihrer Organisation.
Ein weiteres Thema, das in den Personalberatungen und -vermittlungen mehr Aufmerksamkeit verdient, ist die Verbesserung der Datenqualität. Die Bedeutung dieses Themas beim Recruiting wird immer noch unterschätzt. Je mehr Sie in die Datenbank eingeben, desto mehr holen Sie heraus. Egal, ob Sie den Match finden mit dem Matching-Engine von Mysolution oder z.B. über Textkernel - je besser die Datenbank gefüllt ist, desto mehr Kandidat:innen werden gefunden, einschließlich diejenigen, die Sie sonst vielleicht übersehen würden.
Je umfangreicher die Daten zu Bewerber:innen und offenen Stellen sind - zum Beispiel durch relevante Schlüsselwörter zu Hard Skills und Soft Skills - desto besser sind die möglichen Übereinstimmungen, die Sie entdecken. Dies ist vergleichbar mit der Suchmaschinenoptimierung (SEO): Je mehr Schlüsselwörter und relevante Informationen Sie in das CMS einer Website eingeben, desto höher ist Ihr Ranking in Google und desto besser werden Sie gefunden.
Das Eingeben von Daten klingt langweilig, ist aber daher dringend notwendig. In den letzten Jahren wurde im "War for Talents" vor allem gepredigt, die Bewerbungsmasken so klein wie möglich zu halten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, sonst nichts. Damit soll die Schwelle für eine Bewerbung so niedrig wie möglich gehalten werden. Verständlich, aber mit einem Haufen an E-Mail-Adressen und Namen können Sie nur wenig anfangen. Woher wissen Sie, ob diese Person daran interessiert ist, Mechaniker zu werden oder in der Logistik arbeiten möchte?
Je umfangreicher die Daten zu Bewerber:innen und offenen Stellen sind - zum Beispiel durch relevante Schlüsselwörter zu Hard Skills und Soft Skills - desto besser sind die möglichen Übereinstimmungen, die Sie entdecken.
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Die Personaldienstleister täten daher gut daran, mehr Felder im System mit relevanten Daten zu füllen. Sie können dies tun, indem Sie die Daten aufteilen (zum Beispiel der Name und die Adresse beim ersten Vorstellungsgespräch), wo diese in jeder weiteren Phase der Candidate Journey zunehmen mit immer mehr Daten ergänzt werden. Dann wird ein potenzieller Bewerber nicht gleich beim ersten (Online-) Kontakt durch ein umfangreiches Bewerbungsformular abgeschreckt.
Vermittler:innen und Recruiter:innen können motiviert werden, mehr Daten einzugeben, indem sie beispielsweise Punkte vergeben, inwieweit sie Kandidatenprofile im System aufgebaut haben. Den "Gewinner" können Sie mit einem schönen Anreiz belohnen.
Es gibt extrem viele Recruitment-Tech-Lösungen auf dem Markt, die von zahlreichen Anbietern angeboten werden. Es gibt für alles ein Tool, aber brauchen Sie wirklich all diese Werkzeuge? Gibt es noch einen Überblick? Ist es noch überschaubar? Dafür braucht man eigentlich eine:n digitale:n Projektmanager:in innerhalb einer Personaldienstleistung/ -vermittlung. Jemand, der technisch versiert ist, um diese Tools zu bewerten, der die internen Prozesse gut kennt und bei Gesprächen mit Anbieter angeben kann, was benötigt wird. Jemand, der sicherstellt, dass die Technologie, die Sie im Haus haben, auch in bestehende Systeme integriert wird, dass so viele Informationen wie möglich aus einem solchen Tool tatsächlich in Ihr ATS gelangen, und der prüft, welche Auswirkungen es auf andere (z. B. finanzielle) Prozesse hat.
Ein:e digitale:r Projektmanager:in
Wen genau brauchen Sie in Ihrem Unternehmen?
- Jemand, der technisch versiert ist, um Recruiting-Tech-Tools bewerten zu können.
- Eine Person, die die internen Prozesse gut kennt und bei Gesprächen mit Anbietern angeben kann, was innerhalb der Organisation benötigt wird.
- Jemand, der dafür sorgt, dass die Technologie, die Sie im Haus haben und holen auch in bestehende Systeme integriert wird, dass so viele Informationen wie möglich aus einem solchen Tool tatsächlich in Ihr ATS einfließen, und der die Auswirkungen auf andere (z. B. finanzielle) Prozesse berücksichtigt.
Die Gefahr bei dieser wichtigen Rolle als IT-Spinne im Netz ist, dass diese Person schnell auf zu vielen Hochzeiten tanzt. Infolgedessen wird die Person auch als Application Manager eingesetzt und alle möglichen operativen Aufgaben zu erledigen hat. Und das, obwohl Sie diese:n Mitarbeiter:in eigentlich für den strategischen Einsatz der Recruiting-Technologie brauchen.
Dirk Meeuws, Product Manager Mysolution
Analog zum/zur Marketingdirigent:in benötigen Sie auch eine:n Technologie-Dirigent:in. Ehrgeizig? Ja, aber wenn man als Personaldienstleister Ihre digitalen Ambitionen wirklich verwirklichen wollen, müssen Sie in Ihre eigenen Mitarbeiter:innen investieren.
Dirk Meeuws
Product Manager Mysolution