Loslegen mit den aktualisierten Workflow-Kacheln

Gruppieren Sie Kacheln, starten Sie Abläufe direkt aus Ihrer Liste und zeigen Sie Bewerberdetails an. Der Workflow hat ein neues Design und erweiterte Filteroptionen. MSR-1078 | Feb. 2025

Für wen ist diese Funktion gedacht?

Diese Funktion ist für alle Benutzer interessant.

Funktionsweise

Das erste, was auffällt, ist das neue Design. Die Kacheln sehen anders aus. Die Einstellung, die die Anzahl der Zeilen in Grün, Orange oder Rot anzeigt, wird nicht mehr angewendet. Workflow-Kacheln können jetzt in verschiedenen Kategorien gruppiert werden, z. B. Recruiting, Backoffice, Sales usw.

Wählen Sie eine spezifische Gruppe oder „Alles“. Solange Sie einer Kachel keine Workflow-Gruppe zuweisen, wird dieses Feld nicht angezeigt. Außerdem können Sie jetzt einfach nach „Mein“ und/oder „Team“ filtern.

Die Schaltfläche „Team“ ist nur sichtbar, wenn Teams verwendet werden und Sie einem Team oder einer Teamgruppe zugeordnet sind. Wenn Sie für alle Teams oder Teamgruppen autorisiert sind, wird die Schaltfläche „Team“ nicht angezeigt.

Filter mehrere Objekte:

Wählen Sie das Objekt aus, nach dem Sie filtern möchten, und suchen Sie nach dem entsprechenden Datensatz. Sie können auch mehrere Datensätze desselben Typs hinzufügen.

Die eingegebenen Filter werden kombiniert, mit Ausnahme von „Mein“ (Benutzer) und „Team“, die nebeneinander verwendet werden. Zum Beispiel wird in den verfügbaren Kacheln nach dem Account „Madden Media“ UND den Personen Klaas de Vrienkx ODER Jack Gunning UND Edwin Adams als Benutzer ODER Team Utrecht gesucht. Voraussetzung für die Nutzung der Filter ist, dass diese korrekt in der Workflow-Definition eingerichtet sind.

Auf jeden der eingegebenen Filter wird gesucht, und zwar in Kombination miteinander. Eine Ausnahme bilden „Mein“ (Benutzer) und „Team“. Diese werden nebeneinander verwendet. Im obigen Beispiel wird in den verfügbaren Kacheln nach dem Account „Madden Media“ UND den Personen Klaas de Vrienkx ODER Jack Gunning UND Edwin Adams als Benutzer ODER Team Utrecht gesucht. Voraussetzung für die Anwendung von Filtern ist, dass diese korrekt in der Workflow-Definition eingerichtet sind.

Workflow-Kacheln werden über die benutzerdefinierten Metadaten-Typen Workflow Definition eingerichtet. Es gibt mehrere Varianten, die jeweils einen eigenen Folgebildschirm starten:

1. Eine Abfrage mit dem Objekt msf__Job_Application__c zeigt eine Übersicht über Bewerbungen pro Stelle.

1. Eine Abfrage mit dem Objekt msf__placement__c zeigt eine Standardübersicht über Platzierungen.
2. Eine Abfrage mit dem Objekt msf__Interface_Log__c zeigt eine Standardübersicht über Verbindungsprotokolle.

Natürlich können Sie auch eine Workflow-Kachel für andere Objekte erstellen, zum Beispiel Abwesenheiten, Personen oder Accounts. Zudem können Sie bei Bewerbungen und Platzierungen vom Standardüberblick abweichen, indem Sie die anzuzeigenden Felder in der Ansicht selbst auswählen. Für diese Kategorie von Workflow-Kacheln haben wir die folgenden Verbesserungen umgesetzt:

1. Wenn in der Abfrage eine Person enthalten ist, können Sie standardmäßig zwischen der Listenansicht und der Detailansicht wechseln. Es ist derzeit jedoch noch nicht möglich, die verschiedenen Tabs im Detailbildschirm individuell zu konfigurieren.
2. Sie können eigene Aktionen definieren, die auf den Ergebnissen in der Kachel basieren. Damit können Sie beispielsweise eine Bildschirm-Flow starten, um eine E-Mail an den Kandidaten zu senden, einen Fragebogen zu verschicken oder eine SMS zu senden. Die Aktionsschaltfläche wird erst aktiv, wenn Sie einen Datensatz aus der Liste ausgewählt haben. Wenn die Workflow-Aktion nur auf eine Einzelauswahl anwendbar ist, verschwindet die Schaltfläche wieder, wenn Sie mehrere Datensätze ausgewählt haben.
3. Im Standardüberblick von Platzierungen können Sie in der Spalte „Checklistenstatus“ die Checkliste öffnen. Damit können Sie direkt ein Dokument zu einer unvollständigen Checkliste hinzufügen.
4. Sie können auch in den sichtbaren Spalten Ihrer Übersicht suchen. Standardmäßig ist das Namensfeld eines Referenzfelds verfügbar. Wenn für ein Namensfeld eine Datenverschlüsselung aktiviert ist, werden keine Ergebnisse angezeigt, wenn Sie nach dem Kandidatennamen suchen.
5. Der Titel in der Titelleiste des Bildschirms zeigt jetzt den Titel der Workflow-Definition (Label) an. Wenn ein Hilfetext hinterlegt ist, wird dieser ebenfalls in der Titelleiste angezeigt.
6. Diese Übersichten unterstützen jetzt auch Hyperlink-Felder, Zahlenfelder und Bilder.
7. Schließlich können Sie durch Rechtsklick auf eine Kachel die Übersicht in einem neuen Tab anzeigen lassen.
   
   

Beschreibung der Konfiguration/Setup pro Abschnitt

Berechtigungen/Profil

Um mit den Workflow-Aktionseinstellungen arbeiten zu können, müssen zunächst die Berechtigungen angepasst werden. Geben Sie Administratoren alle Rechte für das Objekt „Workflow-Aktionseinstellungen“. Benutzer benötigen lediglich Leserechte.

Benutzerdefinierte Metadaten-Typen

Um die bestehenden Kacheln in Gruppen einzuteilen oder diese zu übersetzen, müssen Sie Änderungen in den benutzerdefinierten Metadaten-Typen „Workflow Definition“ vornehmen. Klicken Sie auf die Definition, um zunächst die Eigenschaften dieses Typs anzupassen.

Passen Sie das Seitenlayout an:

1. Fügen Sie die neuen Felder „Workflow Group“ und „Expanded List Fields to Display“ hinzu.
2. Entfernen Sie das Feld „List Fields to Display (Old)“ von der Seite.

Während der Installation wurden alle Felder aus „List Fields to Display (Old)“ automatisch in das neue Feld „Expanded List Fields to Display“ übertragen. Dieses neue Feld kann mehr Zeichen enthalten, wodurch Sie mehr Spaltenfelder hinzufügen können.

Jetzt können Sie bestehende und neue Workflow-Definition-Datensätze anpassen. Weisen Sie jeder Definition den entsprechenden Wert im Feld „Workflow Group“ zu. Kacheln mit derselben Beschreibung werden automatisch gruppiert. Falls Sie weitere Spaltenfelder hinzufügen möchten, tun Sie dies im Feld „Expanded List Fields to Display“.

Workflow-Aktionseinstellungen

Neue Workflow-Aktionseinstellungen erstellen Sie über den App-Starter. Die folgenden Felder sind dabei wichtig:

• Workflow-Name: Geben Sie den API-Namen der Workflow-Definition (benutzerdefinierter Metadatentyp) ein, in der die Aktion ausgeführt werden soll.
• Aktion: Wählen Sie „SMS senden“, wenn Sie eine SMS versenden möchten. Falls Sie einen Flow aufrufen, lassen Sie dieses Feld leer.
• Reihenfolge: Bestimmen Sie die Reihenfolge von links nach rechts. Wenn Sie mehr als 9 Aktionsschaltflächen verfügbar machen, werden die übrigen über die Schaltfläche „...“ angezeigt.
• Mehrfachauswahl erlaubt: Geben Sie an, ob mehrere Datensätze ausgewählt werden können, um die Aktion auszuführen.
• Beschreibung: Geben Sie die Beschreibung ein. Wenn Sie ein übersetzbares Label verwenden möchten, nutzen Sie die Syntax {!$Label.Beispiel}, wobei „Beispiel“ der Standard-Labelname ist. Für eine vollständige Anleitung, wie Sie dies einrichten können, konsultieren Sie bitte dieses Dokument:
• Flow: Geben Sie den API-Namen des Flows ein, den Sie starten möchten.
• Bildschirmbreite des Flows: Wählen Sie die Größe des Bildschirms aus.
• Icon-Paket und Icon: Wählen Sie eines der verfügbaren Icons aus der Liste: Lightning Design System Icons
• Icon-Farbe: Optional können Sie eine Farbe für das Icon einstellen. Verwenden Sie dazu den hexadezimalen Farbwert (z. B.: #000000 = Schwarz).

(Bildschirm-)Flows

Standardmäßig wird für die ausgewählten Datensätze die Variable recordId gefüllt. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann direkt innerhalb des Flows.