/Afbeeldingen/Mysolution%20Logo.png?height=120&name=Mysolution%20Logo.png)
Stroomlijn jouw declaratieprocessen: laat kandidaten eenvoudig onkosten declareren en faciliteer goedkeuring door klanten of interne medewerkers voor een snellere uitbetaling en facturering.
Relevantie voor gebruikers
Deze feature package is voor mid- en backoffice gebruikers.
Voordelen
De voordelen voor het gebruik van deze declaratiemodule op een rij:
1. Gebruiksgemak - geschikt voor elk device, eenvoudige wizard, invoer los van urenstaat, en integratie met camera voor upload bijlage
2. Controle - realtime inzichten trace via MSF (geautoriseerd), omschrijvingen en bijlage, vervoerswijze WPM, en logging en MA checks
3. Accordering - dubbele en automatische accordering, afkeurredenen/-flow, en interne accordering
4. Verwerking - boeken los van urenstaat, tussentijds uitbetalen via inkoopfactuur, en facturatie naar klant inclusief bijlagen
5. Routes - afstandsbepaling op basis van Google Maps, kiezen van voorgestelde routes, en route logging ter behoeve van bewijslast
Uitgebreide uitleg
De declaratiemodule is een gebruiksvriendelijke tool die helpt bij het stroomlijnen van de declaratieprocessen. Met deze module kunnen kandidaten eenvoudig onkosten declareren en klanten/interne medewerkers goedkeuren, wat resulteert in een soepeler proces van uitbetalen en factureren. Op hoofdlijnen is de module schematisch samen te vatten in de onderstaande onderdelen.
- Invoeren/indienen via intuïtieve gebruikersinterface: de declaratiemodule is ontworpen met het oog op gebruiksgemak. Het biedt een mogelijkheid voor kandidaten om moeiteloos hun onkosten te kunnen invoeren, bewerken en indienen via smartphone of andere devices.
- Snelle goedkeuring: de module maakt een gestroomlijnde goedkeuringsflow mogelijk, waardoor klanten of medewerkers/managers snel en efficiënt declaraties kunnen beoordelen en goedkeuren. Dit versnelt het hele proces en minimaliseert vertragingen voor medewerkers.
- Declaraties kunnen geboekt worden voorafgaand en/of na afloop van de urenverwerkingsperiode waarin de urenstaat wordt verwerkt. Je bent dus niet gebonden aan een vaste urenperiode die maar op 1 moment verwerkt wordt. Uitbetaling kan zowel via de reguliere loonberekening als via een inkoopfactuur. Deze laatste optie is handig als er verloond wordt op 4-wekelijkse/maandelijkse basis en de declaratie tussentijds al uitbetaald moet worden. Het is ook mogelijk om sollicitanten een eenmalige uitbetaling te doen via de declaratiemodule zonder dat er een contract aanwezig is voor de sollicitant.
- Declaraties die doorbelast mogen worden naar de klant, kunnen – na eventuele goedkeuring door de klant – direct worden meegenomen in facturatie. De gekoppelde bijlage kan als bewijsstuk worden toegevoegd aan de PDF factuur.
Kandidaten kunnen declaraties eenvoudig indienen via hun mobiele apparaten, waar ze zich ook bevinden. Dit bevordert de flexibiliteit en zorgt ervoor dat niemand gebonden is aan een specifieke locatie om onkosten te registreren.
Na ingebruikname van deze feature
- Declaraties worden ingevoerd via een gebruikersvriendelijke wizard met stappen en controles per gekozen declaratiesoort
- Kopiëren van specifieke declaraties en aanmaken van meerdere declaraties tegelijk in batch (obv herhaalpatroon)
- Declaraties kunnen voorafgaand aan de urenperiode of juist achteraf, ingediend en verwerkt worden
-
Bijlagen aan de declaratie (=urenregel) koppelen en controleren (fiscale bewijslast)
Gemakkelijk koppelen van bewijslast dmv camera-integratie op smartphone
- Centraal inzicht in alle ingediende declaraties tbv controle en interne accordering
- Routebepaling tbv kilometervergoeding. Routes worden opgeslagen per declaratie (fiscale bewijslast)
- Afstandsbepaling met Google Maps obv modus auto, fietsen of lopen
- Tussentijdse uitbetaling via inkoopfactuur mogelijk (bijv bij maandverloning)
- Declaraties zijn ook toegestaan voor resources (kandidaten) zonder contract
Impressie functionaliteit
Figuur 1. Declaratie van onkosten per declaratiesoort. Bijlagen toevoegen via camera-integratie met mobile device.
Figuur 2. Declaratie van kilometers met keuze van specifieke vervoerswijzen per declaratiesoort
Figuur 3 Afstandsbepaling op basis van Google Maps rekening houdend met transportmodus Auto, Fietsen of Lopen
Figuur 4 centraal overzicht van de ingediende declaraties (eventueel geautoriseerd per vestiging) via MSF incl. mogelijkheid tot interne goedkeuring via MSF
Figuur 5 Afkeurredenen
Figuur 6 Declaraties kunnen los van de urenstaat geboekt worden (ook via de taakwachtrij); ook in geval van nakomende declaraties voor een al geboekte urenperiode.
Figuur 7 Werksoortinstellingen voor declaratiesoorten
Figuur 8 Aanmaken van declaraties in batch op basis van herhaalpatronen
Feature Pakketprijs
Dit pakket bieden we aan voor EUR 2500,- fixed price.
Hieronder valt het voorbereiden van de MSF omgeving, declaratiewerksoorten aanmaken en inrichten, goedkeuring proces afstemmen en inrichten, declaratiewerksoorten toewijzen aan plaatsingen, projecten bijwerken, eventueel werksoorten meenemen in documenten, portals inrichten, facturatie, machtigingen instellen, pagina's en lijsten updaten, flows aanpassen.
Wil je meer informatie of wil je deze feature bestellen? Bezoek dan onze Self-Service Portal.
🔗 Hier vind je alle Feature Packages die we beschikbaar hebben.