Feature package Appointment Requests

Heb je een volle agenda? Is het lastig of tijdrovend om afspraken te plannen met kandidaten? Dan is deze afspraakmethode de oplossing voor jou! Laat kandidaten zelf de afspraken plannen.

Relevantie voor gebruikers

Deze feature package is relevant voor recruiters die veel afspraken plannen met kandidaten. De kandidaat kan een tijd kiezen die het beste uitkomt, zonder afhankelijk te zijn van de beschikbaarheid van de recruiter om te antwoorden of een tijdslot te bevestigen.

Voor en Na

Voor

In de huidige situatie moeten recruiters elke afspraak handmatig plannen wat tijdrovend is en de administratieve werklast verhoogt. Daarnaast ontstaat er veel heen-en-weer communicatie via de mail of telefoon om een geschikte tijd te vinden. Handmatige invoer en communicatie kan immers leiden tot fouten in de planning. De administratieve werklast verhoogt door het coördineren en bijhouden van de beschikbaarheden. Tot slot moeten kandidaten zich aanpassen aan de beschikbare tijden die hen worden voorgesteld, wat niet altijd handig is.

Als gevolg leidt dit tot tijdverlies voor recruiters doordat er meer tijd wordt besteed aan administratie en communicatie. Ook kan het leiden tot tijdrovende processen en het minder goed benutten van de beschikbare tijden van een recruiter.

Na

Voordelen voor de kandidaat

1. Gemak en Flexibiliteit: de kandidaat kan een tijd kiezen die het beste uitkomt, zonder afhankelijk te zijn van jouw beschikbaarheid om te antwoorden of een tijdslot te bevestigen.
2. Directe Bevestiging: De kandidaat ontvangt onmiddellijk bevestiging van de afspraak.
3. Annulering en herplannen: De kandidaat kan op elk moment annuleren en via dezelfde portal de afspraak herplannen. Zo blijft de regie op elk aspect van het plannen van de afspraak bij de kandidaat.
4. 24/7 Toegang: De kandidaat kan op elk moment van de dag een afspraak plannen, zelfs ’s avonds op de bank voor de tv. 

Voordelen voor de recruiter

1. Efficiëntie: Het automatiseren van het afsprakenproces bespaart tijd, omdat er minder handmatige inspanning nodig is om afspraken te plannen en bevestigen
2. Verminder Kans op Fouten: Automatisering vermindert de kans op dubbele boekingen of miscommunicatie over beschikbaarheid.
3. Verhoogde Klanttevredenheid: De kandidaat heeft zelf de regie, deze flexibiliteit en het gemak van zelf kunnen plannen zijn , wat kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit.
4. Timemanagement: Recruiters kunnen houden tijd over voor andere belangrijke taken, omdat er minder tijd besteed hoeft te worden aan het plannen van afspraken.

Kortom, door de kandidaat zelf hun afspraken te laten plannen, kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie verbeteren, de klanttevredenheid verhogen en waardevolle tijd en middelen besparen.

Productbeschrijving

Deze functionaliteit zorgt ervoor dat een kandidaat zelf een afspraak kan inplannen in gereserveerde tijdsblokken. De kandidaat ontvangt de uitnodiging om een afspraak te maken via e-mail. Na het plannen van de afspraak ontvangt de kandidaat een bevestiging per e-mail met daarin de gekozen datum en tijd. Voorafgaand aan het gesprek ontvangt de kandidaat een herinnering. In deze herinnering krijgt de kandidaat de mogelijkheid om de afspraak te annuleren of opnieuw te plannen.

De volgende functionaliteiten zijn onderdeel van deze feature package:

1. Het sturen van een afspraakverzoek voor het plannen van een intake.
2. Het sturen van een afspraakverzoek voor het plannen van een eerste gesprek bij een klant.
3. Het sturen van een afspraakverzoek voor het plannen van vervolggesprekken.
4. Het sturen van een afspraakverzoek als je de kandidaat niet hebt kunnen bereiken, voor het plannen van een intake.

Afspraakverzoek sturen

Hierboven kun je zien dat er op 4 momenten in het Recruitment proces een afspraakverzoek kan worden verstuurd. Voor alle 4 momenten geldt dezelfde functionaliteit, echter start je dit vanuit een andere sollicitatiestatus. De functionaliteit wordt hieronder beschreven.

Vervolgens kun je de locatie van de afspraak selecteren:

Op basis hiervan wordt een email verstuurd naar de kandidaat, met daarin een link om een afspraak te plannen, zie hieronder:

Als je vervolgens op Plan intake klikt, wordt onderstaand scherm getoond:

In dit scherm de kandidaat zelf bepalen op welke datum/tijd de afspraak uitkomt en zal dit gelijk in de agenda van de recruiter worden gepland. Na het opslaan van de afspraak, is het mogelijk om alsnog een andere datum/tijd te kiezen of de afspraak te annuleren, zie onderstaand scherm.

De afspraak die is gepland door de kandidaat wordt per mail bevestigd.

Vanuit deze bevestiging kan via de link de afspraak worden verzet of geannuleerd. De sollicitatiestatus van de sollicitatie wordt hiermee automatisch omgezet naar Intake gepland.

🔗 Hier vind je alle Feature Packages die we beschikbaar hebben.