Persoonlijke begeleiding
Maar om volledig digitaal en grenzeloos te werken moet er wel worden geïnvesteerd in software die dat mogelijk maakt. De bestaande situatie was ‘niet meer van deze tijd’, vertelt Van den Heuvel. “Op dit moment werken we, naast Salesforce, met vier andere softwaresystemen, die heel lastig te koppelen zijn. Hierdoor moeten we uitzendkrachten op vier verschillende plekken registreren. Daarbij komt dat de verschillende leveranciers allemaal hun eigen visie hebben die niet past bij de manier waarop wij willen werken.”
"Zonder betrouwbare informatie is de marketeer, sales en finance professional stuurloos."
Remco van den Heuvel, CFO Charlie works
Dat Mysolution als beste van de short list van leveranciers naar boven kwam, komt mede door de zeer geslaagde demo, legt Van den Heuvel uit: “We hebben meerdere leveranciers gevraagd om ons te helpen, om te weten of zij dat kunnen bieden wat past bij de manier waarop wij willen werken. Mysolution heeft een demo gegeven op basis van onze data en laten zien dat zij dat kunnen. Niet alleen is Mysolution één van de betere pakketten, ook de ondersteuning en persoonlijke begeleiding van de mensen van Mysolution gaf ons een heel goed gevoel. Ook in dat opzicht stak Mysolution er met kop en schouders bovenuit, dus voor ons was het een heel gemakkelijke keuze.”
Big bang
Vorige maand is definitief de knoop doorgehakt om over te stappen op Mysolution en de vier bestaande pakketten de deur uit te doen. En dat moet gebeuren met een big bang, zegt Van den Heuvel. “We willen in één keer overstappen, op 1 oktober 2021. Om die overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn we nu volle bak aan de slag met de mensen van Mysolution.” Waar normaal gesproken een implementatie op deze schaal minimaal een half jaar in beslag neemt, moet het bij Charlie works binnen drie maanden gebeuren.
Ambitieus? “Een beetje ambitie is goed, toch?”, zegt Van Rooijen, die denkt dat het zeker gaat lukken. “Het scheelt dat onze mensen na de demo zeer enthousiast waren. Ze staan te popelen om met dit pakket aan de slag te gaan. We hebben hen ook geraadpleegd en gevraagd ‘Wat hebben jullie nodig om je werk goed te doen?’ Dat maakt dat onze mensen direct heel betrokken zijn bij de overstap naar Mysolution.”
De planning is rond en voor zowel Mysolution als Charlie works is de implementatie een interessante pilot, stelt Van den Heuvel. “In het projectteam van Mysolution zit voor elk onderdeel - frontoffice, backoffice, finance, etc - een specialist, die enkele weken samenkomen en met onze mensen hier een paar weken gaan knallen.”
Betrouwbare data
“Zonder betrouwbare informatie is de marketeer, sales- en finance professional stuurloos”, stelt Van den Heuvel. Een van de belangrijkste wensen van Charlie works is dan ook dat het systeem stuurinformatie moet kunnen opleveren. “Drie jaar geleden zijn wij begonnen om datawarehouse te bouwen met dashboards om die stuurinformatie te verkrijgen. Waar wij drie jaar aan gewerkt hebben, blijkt voor minimaal 80% al geïntegreerd te zijn in Mysolution. Met een druk op de knop haal je bepaalde informatie naar boven.”
Hét voordeel van Mysolution
En dat is hét voordeel van Mysolution, stelt Van den Heuvel. “Het is een ERP-pakket (zie kader hieronder) waarin je maar één keer iets hoeft vast te leggen en je kunt continu doorklikken, tot op het laagste transactieniveau, bijvoorbeeld wat kost een uitzendkracht?”
"Hoe meer persoonlijke aandacht voor de uitzendkracht en klant, hoe hoger de klanttevredenheid. De menselijke service is uiteindelijk de beste marketing die er is."
Christel van Rooijen, Marketing Manager Charlie works
Informatie staat centraal en is toegankelijk voor iedereen
Die betrouwbare informatie komt dus uit één centrale bron (het ERP-systeem), waaruit verschillende gebruikersgroepen kunnen putten. De planning wil direct kunnen zien wat de geplande en gerealiseerde uren zijn, finance wil inzicht in de debiteuren, liquiditeit, balanspositie, et cetera. En dat is dan ook waar Charlie works naar streeft. “De bedoeling is dat verschillende gebruikersgroepen hun eigen dashboards krijgen waarop ze met één of enkele drukken op de knop die informatie krijgen die ze nodig hebben.”
Enterprice Resource Planning (ERP)
ERP staat voor Enterprice Resource Planning. Een ERP-systeem biedt overzicht in data-stromen binnen een organisaties. Met een ERP-pakket kan een organisatie bijvoorbeeld het financiële bedrijfsproces binnen de organisatie standaardiseren en automatiseren. Als data van meerdere afdelingen in één systeem zit, heeft dat natuurlijk als voordeel dat ook meerdere afdelingen binnen de organisatie inzicht hebben in diezelfde data en nog beter kunnen samenwerken.
Voordeel voor de klant
Charlie works heeft hoge verwachtingen van Mysolution. Van Rooijen ziet veel voordelen voor de eigen medewerkers. “Er zit veel logica in het systeem en de tools zijn eenvoudig in gebruik. Daarmee kunnen we efficiënter werken in een moderne omgeving die naadloze samenwerking tussen afdelingen - ook op afstand - mogelijk maakt.”
En daar profiteren ook de uitzendkrachten en opdrachtgevers van, stelt Van Rooijen. “Als het proces efficiënt verloopt en we direct over de juiste data beschikken, dan kunnen we ook heel snel sturen en schakelen. Een efficiënt proces komt ook de klant altijd ten goede, want het levert tijdwinst op. Dat is prettig voor onze medewerkers, die kunnen dan meer tijd steken in het persoonlijk contact met de uitzendkracht en klant. Hoe meer persoonlijke aandacht voor de uitzendkracht en klant, hoe hoger de klanttevredenheid. De menselijke service is uiteindelijk de beste marketing die er is.”
Het motto van Charlie works past bij Mysolution: "Werk voor iedereen een beetje makkelijker en leuker maken."
Remco van den Heuvel, CFO Charlie works
Daar komt bij dat het nieuwe systeem marketinginformatie kan opleveren die helpt bij het verbeteren van de journey van de uitzendkracht, legt Van Rooijen uit. ‘Welke mensen halen wij binnen? Hoe loopt een uitzendkracht door ons systeem? Welke uitzendkracht heeft onze Charlie Academy gevolgd? Welke groeimogelijkheden en ambities heeft hij? En het geldt ook voor de klantzijde; hoe doen onze acties het? Lenen klanten eerder uitzendkrachten bij ons in na een actie?’
Mysolution is gebaseerd op Salesforce. En dat heeft als voordeel dat er veel marketing tools beschikbaar zijn die helpen bij een goede recruitment. ‘Je kunt vacatures meteen via verschillende kanalen plaatsen, uitsturen naar jobboards. En deze direct meten en opvolgen. Wat komt er via die kanalen binnen? Wat is de respons op een mailing?’
Van den Heuvel vult aan: “Onze droom is dat een accountmanager op bezoek bij een klant op locatie kan inloggen in het systeem en direct alle actuele cijfers en relevante klantdata ziet en zo goed het gesprek kan voeren.” Dus zowel de uitzendkracht, klant als de eigen medewerkers gaan zeker het verschil merken als eenmaal met Mysolution wordt gewerkt. En dat past helemaal in het motto van Charlie works: ‘Werk voor iedereen een beetje makkelijker en leuker maken.’
