Succesverhaal ImpressiveGreenApple

Investeren in digitalisering

Als modern recruitmentbureau kun je niet werken met een verouderde softwareapplicatie. Bij ImpressiveGreenApple (IGA) draaide een tien jaar oud systeem dat als ingewikkeld werd ervaren, vertelt Michael Oets, Account Executive bij Mysolution. 'Het was niet gebruiksvriendelijk, omslachtig, veel klikken, geen gemakkelijk koppeling tussen klant en kandidaat en geen rapportages – het zijn vrijwel altijd dezelfde argumenten waarmee recruitmentbureaus komen.'

Ingericht naar de wensen van de klant
Na een soepele, succesvolle implementatie werkt IGA nu met de frontoffice-oplossing van Mysolution op het Salesforce-platform (Mysolution Recruitment). Een op best practices gebaseerde standaardoplossing, ingericht naar de wensen van de klant.

'Ik ben misschien een MKB-ondernemer, maar denk als een multinational. Wij willen niet de grootste worden, maar wel de beste blijven.'

Pia van Boven, Directeur ImpressiveGreenApple

Flexibele opstelling van Mysolution
IGA-directeur Pia van Boven beaamt dat en roemt de flexibele opstelling van hun nieuwe software-partner. 'Mysolution denkt op alle mogelijke manieren mee om aan onze wensen te voldoen. Ik ben misschien een MKB-ondernemer, maar denk als een multinational. Wij willen niet de grootste worden, maar wel de beste blijven.

Digitaliseringsslag gemaakt
Om onze mensen daarbij te faciliteren moet je investeren in digitalisering. Mysolution is een partner die dat begrijpt en je echt ondersteunt in jouw ondernemerschap. Je wordt gehoord als ondernemer, ook als je een relatief klein recruitmentbureau bent.'

Goede softwareleverancier als partner
IGA heeft niet alleen gekozen voor de Mysolution Recruitmentsoftware, maar ook geïnvesteerd in een nieuwe website en de online marketing tool ActiveCampaign. Die hele digitaliseringsslag heeft het bedrijf in één keer doorgevoerd. 'We hebben onze nek uitgestoken door dit tegelijkertijd te doen. Dan heb je een goede softwareleverancier als partner hard nodig', zegt Pia van Boven.

Mysolution als basis
Het idee hierachter: alle traffic (online leadgeneratie) moet via de nieuwe site binnenkomen; de Campus-recruitment (net afgestudeerden, trainees), Office-kandidaten, open sollicitaties, oefen-assessments – alles via dezelfde portal in de huisstijl en look & feel van IGA. Met Mysolution als basis. Of de informatie binnenkomt via een open sollicitatie of Active Campaign - alles wordt aan de ‘achterkant’ gefaciliteerd en alle data wordt correct verwerkt in het systeem van Mysolution.

Verschillende integraties in Mysolution Recruitment
En, om een volledig beeld te geven, in Mysolution Recruitment is voor IGA daarnaast een capaciteitentest-tool ingebouwd (NOA), marketingtechnologie (Direct Impact) en zijn er tal van integraties, waaronder Jobdigger, SharePoint, LinkedIn-plug-in, Outlook Sync en kunnen Teams-meetings ingeschoten worden.

Ketentest
Vervolgens gaan we samen door de eigen procedures van de klant en richten wij het systeem per onderdeel voor hen in. Dan volgt een ‘ketentest’, waarbij samen met de klant alle processen worden doorlopen. Loopt alles goed in het systeem en is er een fiat, dan volgt de dataconversie – in het geval van IGA uitgevoerd door Orange Peak. Pas dan gaat het nieuwe systeem live.

'Het doel is binnen tien weken, ongeveer acht weken voor de implementatie en twee weken voor nazorg na livegang.'

Jasper Hendrikx, Consultant Mysolution

Vrij snelle implementatie
Zo’n implementatie van dit systeem bij een uitzend-, detacherings- of werving & selectiebureau kan vrij snel gedaan worden, vertelt Hendrikx: 'Het doel is binnen tien weken, ongeveer acht weken voor de implementatie en twee weken voor nazorg na livegang.'

Automation flows
En dan te bedenken dat Mysolution haar op best practices gebaseerde standaardoplossing altijd inricht naar de wensen van de klant. Zo heeft Hendrikx met zijn collega’s specifiek voor IGA bepaalde automation flows ingebouwd. Een kandidaat komt daar binnen als junior, krijgt training en wordt na twee jaar medior. Het systeem past dit automatisch aan zodat de recruiters deze persoon vanaf dat moment kunnen selecteren en herplaatsen voor medior-vacatures.

Het contact met kandidaten intensiveren
Hetzelfde geldt voor de koppeling met ActiveCampaign; een vorm van marketing automation waarmee klant- en kandidaatcontact geautomatiseerd wordt en e-mail marketingcampagnes kunnen worden uitgevoerd. Komt het moment van afstuderen dichterbij, dan wil IGA het contact met kandidaten intensiveren. Het systeem helpt hierbij door automatisch meldingen hiervan te geven. Van het eerste contact, het gesprek, de follow up tot de plaatsing - het Mysolution Recruitment-systeem ondersteunt een optimale candidate journey.

'Het Mysolution Recruitment systeem ondersteunt een optimale candidate journey: Van het eerste contact, het gesprek, de follow up tot de plaatsing.'

Gun-factor
'IGA is zo’n klant waar je net een stapje extra voor zet. Ze hebben een gun-factor. We hebben ook wel dingen gedaan die niet in de scope stonden', zegt Jasper Hendrikx. Dat komt volgens hem vooral ook door het persoonlijke contact. 'We kregen direct een warm welkom. We zijn ook vaak op hun kantoor geweest om ter plekke kennis te delen en uit te leggen hoe het systeem werkt. De sfeer is daar altijd prettig. Open, directe lijnen waardoor de samenwerking heel goed is. Dat heeft een mooi resultaat opgeleverd.'

Dankbaar voor het systeem
Volgens Hendrikx is IGA ‘dankbaar voor het systeem’ en daar gaat het Mysolution om. 'Als de klant ziet dat zij veel handmatig werk kunnen automatiseren, terwijl bepaalde eigen processen één-op-één kunnen worden overgenomen in het nieuwe systeem en dat het sneller en beter werkt, dan is het goed.'

Geen koudwatervrees
Koudwatervrees bij zo’n implementatie? 'Nee, dat had ik niet. Zo’n verandering in het bedrijf roept altijd wel enige weerstand op. Soms is het besef nodig dat iets anders even anders gaat. Maar de begeleiding vanuit Mysolution is zo goed, dat het proces als vanzelf is verlopen. Al heel snel was iedereen hier zeer tevreden toen ze zagen dat het systeem echt voor je werkt', zegt Marjolein de Zwart, Senior Recruitment Consultant bij IGA.

'De begeleiding vanuit Mysolution is zo goed, dat het proces als vanzelf is verlopen. Al heel snel was iedereen hier zeer tevreden toen ze zagen dat het systeem echt voor je werkt.'

Marjolein de Zwart, Sr. Recruitment Consultant ImpressiveGreenApple

Mysolution biedt hoe wij willen werken
Marjolein de Zwart was met haar ruime ervaring binnen de arbeidsbemiddeling, waarvan al acht jaar bij IGA, als aangewezen projectleider nauw betrokken bij de elke stap, van de demo tot de livegang. 'Ik ken het oude systeem heel goed, weet hoe wij graag willen werken. En Mysolution luistert daar heel goed naar. Je bent voor hen absoluut geen nummer, maar echt een klant. Er komt in zo’n implementatieperiode heel veel informatie op je af. Zelf moest ik mij meer verdiepen in Salesforce. Maar als ik iets vergeten was hoefde ik mij niet bezwaard te voelen het te vragen. Zij nemen het dan rustig nog eens samen door. En dat geldt niet alleen voor ons, ook voor de migratie-partner (Orange Peak) stonden zij altijd klaar.'

Persoonlijk contact
Tegelijk met de implementatie van het Mysolution-systeem ging IGA over op een nieuwe website. En dat moest snel, vlak voor Kerst, in de lucht zijn. 'Dat was op het eind wel een beetje spannend', geeft Marjolein de Zwart toe. 'Het was af en toe hard werken. We zijn wel eens met z’n allen tot ’s avonds laat bezig geweest. Maar het persoonlijke contact met de twee fantastische consultants van Mysolution was heel goed. Als ik om 22.00 uur een berichtje stuurde, kreeg ik direct een reactie of een van hen had het al opgelost.'

Zakelijke vriendschap
Na de livegang zit het werk van de consultants van Mysolution er grotendeels op. Later, in de optimalisatiefase, kunnen zij eventueel worden ingeschakeld om gewenste aanpassingen door te voeren. De Zwart: '"Ik ga jullie missen", heb ik tegen de jongens gezegd toen de implementatie gedaan was. Je hebt toch samen een zakelijke vriendschap opgebouwd.'

Een goede relatie tussen klant en softwarepartner
Een goede relatie tussen klant en softwarepartner is belangrijk. Uitgangspunt is dat de klant zo spoedig mogelijk zelfstandig kan werken met de software, ondersteund door de service & support-professionals van Mysolution. Maar de relatie blijft bestaan, zeker in het geval van IGA, weet Oets. 'Het is mooi om met zo’n ambitieus recruitmentbureau te werken. IGA haalt veel uit de Mysolution-oplossing, benut de mogelijkheden die de software biedt heel goed. Ze hebben veel affiniteit met digitalisering en zijn actief in online marketing.'

Sinds de komst van Mysolution is het werkplezier toegenomen
Pia van Boven is dan ook zeer tevreden. 'De weg van de handtekening naar de livegang en daarna is heel prettig verlopen. Er is goed samengewerkt en zeker ook veel samen gelachen. En sinds wij werken met Mysolution is het plezier in het werk bij onze mensen nog verder toegenomen.'

'Sinds wij werken met Mysolution is het plezier in het werk bij onze mensen nog verder toegenomen.'

Pia van Boven, Directeur ImpressiveGreenApple