Verschil ATS & CRM

Ondersteunend in je dagelijkse werk

Een ATS is een workflow-systeem, dat het proces van vacature tot en met geselecteerde kandidaat stroomlijnt. Het helpt de recruiter bij het optimaliseren van het werving- en selectieproces. Zo biedt een ATS onder meer een overzicht van de beschikbare kandidaten, geeft aan wie vandaag terugkoppeling nodig heeft van een gesprek en welke vacatures de hoogste prioriteit hebben en waar dus direct actie op moet worden ondernomen.

Een ATS ondersteunt een recruiter dus in zijn dagelijkse werk. Dat varieert van het uitzetten en beheren van vacatures, het bijhouden welke kandidaten hebben gereageerd op welke vacatures, het binnenhalen van hun CV ’s tot alle informatie uit de contactmomenten (e-mails, berichten en documenten) en evaluaties van kandidaten. Kortom, alle recruitment activiteiten en relevante informatie van en over de kandidaat tot en met de plaatsing.

Waarom een ATS gebruiken?

Uitzend-, detacheringsbureaus en andere recruitment professionals gebruiken zo’n recruitmentsysteem om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken. Een ATS neemt de recruiter namelijk veel handmatig, repetitief en administratief werk uit handen waarmee hij tijd bespaart om zich nog beter te focussen op het eigenlijke werk: het maken van de juiste match.

En het werken met een ATS helpt de recruiter ook zijn belangrijkste doelgroepen - de opdrachtgever en de kandidaat - nog beter bedienen. Dankzij een helder online overzicht van de beschikbare (en potentiële) kandidaten kan de recruiter sneller de beste kandidaten vinden en bereiken. En dus een nog kortere time to hire en een betere quality of hire realiseren. Ook omdat een ATS meetbare resultaten direct koppelt aan de effectiviteit en efficiency van het proces.

Een ATS draagt bij aan een goede candidate experience. Door exact te weten in welke fase van het werving- en selectieproces een kandidaat zit, kan de recruiter op het juiste moment de juiste stappen nemen naar een kandidaat. Zo kan het systeem automatisch een mail sturen als je na twee dagen nog niet hebt gereageerd op een sollicitatie. Dat lijkt een kleinigheid die je als recruiter gauw over het hoofd ziet, maar voor de sollicitatie-ervaring van een kandidaat is dit cruciaal. 

Het ATS is meer dan een handig hulpmiddel voor de recruiter, het draagt bij aan een betere candidate experience; de kandidaat ervaart het werving en selectieproces als veel professioneler en prettiger als hij op de juiste momenten wordt benaderd met de juiste informatie. Bovendien verlaagt een goed ATS de drempel om te solliciteren, bijvoorbeeld door online reageren en communiceren gemakkelijk te maken, iets wat zeker in sectoren waar schaarste aan personeel is een pre is.

CRM en candidate nurturing

Een CRM systeem geeft direct een real time overzicht van de kandidaat- of klantstatus. Daarmee is het mogelijk om afspraken op te volgen of op het juiste moment een potentiële kandidaat te benaderen. Want warme contacten onderhouden met vroegere, huidige en potentiële kandidaten is cruciaal in een krappe arbeidsmarkt waarin in veel sectoren schaarste heerst. Om de beste kandidaten te kunnen blijven vinden en binden, is het beheren van de relatie met kandidaten een basisvoorwaarde (candidate nurturing). Dat is waarom een CRM systeem voor de werving en selectie door toprecruiters wordt gebruikt in de uitzend-, detachering- en recruitmentbranche.

CRM software kiezen 

Misschien heb je de namen Salesforce, Dynamics CRM (Microsoft), Exact, HubSpot en/of Pipedrive wel eens voorbij zien komen- niet verwonderlijk, want dat zijn de meest bekende CRM systemen. Een van de meest gerenommeerde CRM-leveranciers is Salesforce. Niet voor niets heeft Mysolution een CRM-systeem dat is gebaseerd op het Salesforce. Dit heeft drie grote voordelen:

Het is gebaseerd op Salesforce, wat het gebruiksvriendelijk maakt. Gebruikers zonder IT-kennis navigeren gemakkelijk door het systeem. Het is cloud-gebaseerd, zodat het online systeem altijd en overal en met elk apparaat (laptop, tablet, telefoon) toegankelijk is. Het is een open systeem, wat koppeling met andere applicaties eenvoudig maakt.

Wat is het verschil tussen een ATS en CRM? 

Een ATS is een workflowsysteem dat een proces ondersteunt met een duidelijk kop (de vacature) en een staart (de geselecteerde kandidaat). Een ATS helpt de recruiter bij het realiseren van een optimale candidate experience.

In tegenstelling tot het ATS is relatiebeheer in een CRM niet een workflow met afgebakend begin en eind. Een CRM systeem gebruik je als recruiter om pro-actief te gaan sourcen en om continu een warme relatie te kunnen onderhouden met (potentiële) kandidaten (candidate nurturing). Een recruiter gebruikt een CRM ook om communities (talent pools) te creëren. Dat stelt hem in staat bij een passende vacature direct - sneller dan de concurrent - een goede match te maken.

Koppelen CRM en ATS? 

Het is natuurlijk zinvol om jouw CRM systeem (relatiebeheer) te integreren of te koppelen aan jouw ATS (kandidaatinformatie). Doordat informatie in het CRM automatisch ook in het ATS komt en vice versa, is de kandidaatstatus altijd actueel. Dat biedt de recruiter een optimaal overzicht én meer inzicht.

Want een ATS laat zien waar een kandidaat op dit moment geplaatst is, maar de informatie uit een CRM gaat veel verder. Die toont bijvoorbeeld ook welk werk de kandidaat het liefst zou doen, wat zijn wensen zijn en hoe actief de kandidaat op zoek is (candidate engagement). Als al die informatie is gelinkt, geeft het systeem meer inzicht in welke kandidaten voor welke vacatures eventueel in de markt zijn. En dan kun je snel en efficiënt die kandidaten voorstellen aan jouw opdrachtgever als een vacature voorbij komt.

Een recruiter die beschikt over een systeem waarin een CRM systeem en ATS is geïntegreerd, is dus in staat tot betere, datagedreven werving en selectie. En komt dus sneller tot de beste match. Een goede candidate nurturing (dankzij het CRM) met vroegere, huidige en toekomstige kandidaten zorgt ervoor dat de geschikte kandidaten voorhanden zijn op het moment dat een vacature zich voordoet. Een soepel sollicitatietraject (dankzij het ATS) zorgt vervolgens voor een optimale candidate experience.  

Wat is een ERP systeem? 

Nog meer overzicht in data-stromen biedt een ERP systeem; dat staat voor Enterprice Resource Planning. Met een ERP pakket kan een organisatie ook bijvoorbeeld het financiële bedrijfsproces binnen de organisatie standaardiseren en automatiseren. Zo kunnen ook de salarissen van vaste medewerkers en facturen van extern personeel in het systeem worden opgenomen. 

Een CRM systeem voor het relatiebeheer (kandidaten, opdrachtgevers) kan gekoppeld zijn aan een ERP systeem. Als data van meerdere afdelingen in één systeem zit, heeft dat natuurlijk als voordeel dat ook meerdere afdelingen binnen de organisatie inzicht hebben in diezelfde data en nog beter kunnen samenwerken.