Meer flexibiliteit met voorwaardelijke tekstblokken in documentsjablonen

Met het gebruik van voorwaardelijk tekstblokken in documentsjablonen krijg je veel meer flexibiliteit om de inhoud van het document samen te stellen. MSR-796 | Feb 2024

Voor wie is deze feature

Deze feature is bedoelt voor organisaties die op basis van de vastgelegde gegevens in MSR documenten moeten genereren.

Voordelen voor de eindgebruiker

Uniforme documenten met voorwaardelijke opmaak op basis van de vastgelegde gegevens
Verminderd het aantal varianten van een zelfde soort document

Voorwaardelijke tekstblokken

Met het gebruik van voorwaardelijk tekstblokken in documentsjablonen krijg je veel meer flexibiliteit om de inhoud van het document af te stemmen op basis van de vastgelegde gegevens. Je hoeft dus niet meerdere varianten van een bepaald soort document te maken, waarbij het gevaar bestaat dat gebruikers het verkeerde sjabloon gebruiken.

In MSR leg je vast welk tekstblok relevant is in welke situatie, bijvoorbeeld door een voorwaarde in te stellen op één of meerdere velden in het object. Een voorwaarde kan een waarde zijn (bijvoorbeeld een keuzelijstwaarde), een datum of een selectievakje. Vergelijk deze opzet met het opzetten van Checklistitems.

Documentsjabloon

In het documentsjabloon zelf plaats je de verschillende blokken in een (onzichtbare cel), waarin je begint met de textblok tag met direct daarachter zowel vaste tekst en samenvoegvelden. Bij het genereren worden dan alleen de tekstblokken in het document opgenomen die van toepassing zijn op basis van de definitie, maar waarbij alle andere blokken worden weggelaten. Ook worden de tags niet getoond in het gegenereerde document.

Voorbeeld

Als voorbeeld kun je denken aan een arbeidscontract. Doorgaans zijn er verschillende artikelen van toepassing op basis van het contract: is het voor bepaalde of onbepaalde tijd, is sprake van een proeftijd etc. In het voorwaardelijke tekstblok bepaal je een tag-naam (deze moet uniek zijn binnen hetzelfde object) en je geeft aan op welke velden in het object arbeidscontract je dit tekstblok van toepassing wil laten zijn. In het documentsjabloon plaats je een cel. Je plaatst dan eerst de tag <#tagnaam>, met direct daarachter de inhoud. In dit tekstblok zelf kun je op de gebruikelijke manier samenvoegvelden invoegen. Dat ziet er dan zo uit:

Het blok wat je wil tonen, kan er dan zo uit zien:

Hierbij bepaal je dus dat het blok BT wordt getoond als de contractfase in het object arbeidscontract de waarde 'Temporary' heeft.

Setup

Om met deze feature aan de slag te gaan, dien je de volgende zaken te configureren

Machtigingen/profielen

Geef gebruikers alle rechten op het nieuwe object Voorwaardelijke tekstblokken
Geef gebruikers rechten op het nieuwe veld 'Use Conditional Text Blocks' (msf__Use_Conditional_Text_Blocks__c) in het object Documentsoorten

Objectbeheer

Pas de paginalay-out aan van het object Documentsoorten en plaats het nieuwe veld op de paginalay-out.

Configuratie

Stel de Voorwaardelijke tekstblokken in, op basis van het juiste object. Let daarbij goed op dat bij het filter de API veldnaam wordt gebruikt.

Indien dit een keuzelijst veld is, dien je ook de API waarde van de keuzelijstwaarde in te geven.
Een voorwaarde voor een datum veld wordt op basis van yyyy-mm-dd ingegeven.
Keuzevakjes worden gefilterd met de waarden 'true' en 'false'.
Een opzoekveld dient de ID waarde van het referentierecord te bevatten.

In het documentsjabloon plaats je een nieuwe cel (zonder rand en inspring), waarbij je de tag plaatst die correspondeert met het vastgelegde voorwaardelijke tekstblok in MSR

Feature Implementatie Tijd (FIT)

Om gebruik te kunnen maken van deze feature is enige basiskennis van het opstellen van documentsjablonen benodigd. Afhankelijk van de wensen schatten wij de implementatietijd in als:

Standaard Implementatie (4-12 uur)

🔗 Hier vind je de belangrijkste features uit de Februari Release 2024