13 Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie ein neues ATS anschaffen

Als Personalvermittler:in sind Sie bereit, den nächsten Schritt für Ihr Unternehmen zu gehen. Sie möchten in ein neues ATS investieren, um Ihre Ziele zu erreichen. Sie haben sich online über verschiedene Lösungen informiert und eine Shortlist erstellt. Nun steht der nächste Schritt an: Sie müssen die Lösungen besser kennenlernen. Die richtigen Fragen an Kund:innen und Kandidat:innen zu stellen, fällt Ihnen leicht. Aber welche Fragen stellen Sie Ihrem potenziellen Softwareanbieter? Im Folgenden finden Sie eine Liste mit dreizehn Fragen, die Ihnen dabei helfen werden, gut vorbereitet zu sein.

1. Weiß Ihr Anbieter genauso viel über Recruiting wie Sie?

Sie möchten, dass Ihr ATS für Sie arbeitet und nicht umgekehrt. Dann ist es wichtig, dass der Anbieter die Prozesse und Herausforderungen versteht, mit denen Sie in Ihrer täglichen Arbeit konfrontiert sind. Kurz: Wählen Sie einen Anbieter, der sich auf Ihre Branche konzentriert. und über eine hohe Expertise im Bereich Recruiting verfügt.

2. Hat der Anbieter Referenzen, mit denen Sie Kontakt aufnehmen können?

Es ist sehr wertvoll, die Erfahrungen anderer Unternehmen in den Entscheidungsprozess einfließen zu lassen. Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Anforderungen, aber viele der Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Einführung eines ATS konfrontiert sind, sind universell. Nutzen Sie die Möglichkeit, um sich mit anderen Unternehmen auszutauschen, die bereits Erfahrungen mit dem gleichen ATS-System gesammelt haben. Oft haben sie praktische Tipps für die Implementierung und Nutzung Ihres ATS. Auch können Sie wertvolle Informationen über die Implementierungsdauer und den Support erhalten. Zögern Sie also nicht, Ihren Anbieter danach zu fragen. 

3. Ist die Plattform cloudbasiert?

Bei einer Software in der Cloud zahlen Sie für die Nutzung, nicht für den Besitz. Wartung, Updates, Datenverwaltung und Sicherheit werden vom Anbieter übernommen. Das hat den Vorteil, dass Sie immer mit der neuesten Software arbeiten, dass die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet ist und dass Sie problemlos skalieren können. Zudem musst du keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen und sparst somit Kosten für Wartungsgebühren.

4. Ist die Lösung mobil und damit jederzeit und überall verfügbar? 

Diese Frage ist ein absolutes Muss, wenn es darum geht, das beste ATS für Ihr Unternehmen auszuwählen. Mit einer mobilen Lösung können Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall den Status Ihrer Recherchen und Bewerbungen einsehen. Diese Flexibilität ist besonders wichtig, wenn Sie regelmäßig unterwegs sind oder an verschiedenen Orten arbeiten. Ein gutes ATS sollte in der Lage sein, auf allen Geräten zu funktionieren - ob Desktop-Computer, Tablet oder Smartphone - und alle Daten müssen mit nur wenigen Klicks zugänglich sein. 

5. Ist die Lösung DSGVO-konform? 

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern regelt. Die Einhaltung dieser Verordnung ist bei der Verwendung von einer ATS-Software besonders wichtig, da hier viele persönliche Daten zusammenkommen. Der Anbieter muss sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen der DSGVO verarbeitet und geschützt werden. Wenn es um personenbezogene Daten geht, sollten Sie kein Risiko eingehen. Prüfen Sie daher sorgfältig, wie Ihr Anbieter Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt.

6. Wie lange dauert die Implementierung?

Der Umfang und die Komplexität der Implementierung sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Sie hängen unter anderem von der Anzahl der Nutzer, der Menge der zu übertragenden Daten und den Systemen ab, die möglicherweise miteinander verbunden werden müssen. Ein erfahrener Anbieter wird sicherlich in der Lage sein, eine gute Schätzung abzugeben.

7. Ist eine Integration des ATS in andere Systeme ohne Probleme möglich? 

Integrationen mit anderen Systemen und Datenbanken sind für eine effektive Nutzung von ATS-Software von großer Bedeutung. Denken Sie an Outlook oder Gmail für die Integration von E-Mail und Kalender. Wie einfach können Sie Ihr ATS damit verknüpfen? Wenn das System über APIs verfügt, kann die Integration mit anderen Systemen und Datenbanken sehr einfach sein. Darüber hinaus können Integrationen mit anderen Systemen und Datenbanken auch helfen, doppelte Daten und Inkonsistenzen zu vermeiden, da die Daten automatisch synchronisiert werden. Dies spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.

8. Welche Prozesse kann ich automatisieren? 

Ein ATS-System sollte Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen, indem es Aufgaben automatisiert und den Überblick über offene Aufträge und Aufgaben erleichtert. Wie sehen Ihre idealen Prozesse aus und bietet die Plattform die Funktionalität und Flexibilität, um diese auch tatsächlich zu automatisieren? Haben Sie einen einfachen Überblick, z. B. über Dashboards, über Ihre offenen Aufträge, Aufgaben usw.?  Ein Dashboard sollte benutzerfreundlich und intuitiv sein und alle wichtigen Informationen auf einen Blick anzeigen, um den Benutzern Zeit und Aufwand zu sparen. Die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen spart Zeit und reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler, was zu einem reibungsloseren und effektiveren Bewerbungsprozess führt.

9. Wie trägt dieses System dazu bei, meinen Kunden zu dienen und die Candidate Journey zu verbessern?

Natürlich ist es wichtig, dass das ATS Ihre Arbeit erleichtert und angenehmer macht, aber Sie möchten auch Ihren Service für Kunden und Bewerber verbessern. Kann Ihnen das System dabei helfen? Bietet es zum Beispiel ein benutzerfreundliches Kunden- und Bewerberportal? Finden Sie das heraus oder fragen Sie diese Personen nach ihren Erfahrungen mit dem ATS, damit es eine Win-Win-Win-Situation wird.

10. Welche Datenanwendungen bietet die Lösung?

Ein modernes ATS verwendet eine moderne und intelligente Datentechnologie, die es Ihnen ermöglicht, Ihre eigenen Berichte zu erstellen und Einblick in Ihre wichtigsten KPIs zu erhalten. Siehe auch Frage 7: Wenn die Plattform über APIs verfügt, können Sie problemlos zusätzliche Business Intelligence-Lösungen mit Ihrem ATS verknüpfen.

11. Werden meine Nutzerinnen und Nutzer angemessen geschult und gibt es einen ausreichenden Support?

Prüfen Sie sorgfältig, wie Ihr Anbieter Sie auf die Inbetriebnahme der Plattform vorbereitet. Und wie ist die Unterstützung nach der Inbetriebnahme organisiert? Fragen Sie zum Beispiel, ob der deutschsprachige Support im Abonnement enthalten ist oder welche Zusatzkosten damit verbunden sind.

12. Wie oft wird die Anwendung aktualisiert? 

Ein weiterer wichtiger Faktor, den Unternehmen bei der Auswahl eines ATS-Systems berücksichtigen sollten, ist die Häufigkeit der Aktualisierungen. Bei modernen Cloud-Lösungen wird die Software regelmäßig aktualisiert, um Fehler zu beheben, Sicherheitslücken zu schließen und neue Funktionen hinzuzufügen. Der Vorteil der regelmäßigen Aktualisierungen ist, dass Unternehmen immer mit der aktuellsten und sichersten Version der Software arbeiten. Neue Funktionen und Verbesserungen können die Effizienz steigern und beispielsweise den Bewerbungsprozess noch einfacher und intuitiver gestalten. Ein möglicher Nachteil: Wenn Unternehmen viele Anpassungen benötigen, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen, kann eine Aktualisierung der Software zu Problemen führen.

13. Kann ich die Lösung leicht anpassen und erweitern? 

Der Markt verändert sich ständig und Ihr Unternehmen wahrscheinlich auch. Prozesse sind nicht statisch. Bevor Sie sich für ein ATS entscheiden, sollten Sie daher sorgfältig prüfen, wie flexibel die Lösung ist: Können Sie Prozesse und Einstellungen leicht anpassen? Kann das System um neue Funktionen erweitert werden?

Wenn Sie klare Antworten auf diese Fragen haben, werden Sie wahrscheinlich in der Lage sein, das ATS auszuwählen, das Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Welche Fehler Sie bei der Implementierung eines neues ATS unbedingt vermeiden sollten, lesen sie hier. 

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