5 Wege zur Effizienzsteigerung im Recruiting für Personaldienstleister

In der Welt der Zeitarbeit und Personalvermittlung ist Zeit ein kostbares Gut. Der Recruiting-Prozess ist manchmal voller unnötiger Zeitfresser, die die Suche nach geeigneten Kandidat:innen verlangsamen. Eine kleine Optimierung an der Schnittstelle zwischen Front- und Backoffice mag wie ein Tropfen auf den heißen Stein erscheinen. Aber wenn eine Optimierung fünf Minuten pro Tag automatisiert, spart man schnell 20 Stunden pro Jahr. Mit sieben weiteren Optimierungen gewinnt man plötzlich vier Wochen pro Jahr. Das bedeutet eine Menge zusätzlicher Zeit und Provisionen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf Effizienzsteigerungen vor, mit denen Sie viel Geld sparen können. Berechnen Sie Ihren Gewinn.

Automatisieren Sie langweilige, sich wiederholende Prozesse 
und machen Sie sie für alle angenehmer

Durch die Automatisierung verschiedener Phasen des Recruiting-Prozesses kann viel Zeit gespart werden.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten all diese Aufgaben automatisieren: 

▪ Kandidat*in erhält eine Bestätigung ihrer/seiner Bewerbung.
▪ Recruiter*in gibt die Daten aus dem Lebenslauf manuell in das System ein.
▪ Recruiter*in ruft diese*n Kandidat*in an, um einen Termin zu vereinbaren.
▪ Kandidat*in antwortet nicht sofort und ruft später zurück.
▪ Recruiter*in ist im Gespräch und ruft die*den Kandidat*in erneut an.
▪ Nach zwei Anrufen und zwei E-Mails wird ein Termin vereinbart.

Die Automatisierung all dieser Schritte ist besonders interessant für alle praxisorientierten Stellenangebote mit unterschiedlichen Anforderungen. Der zusätzliche Schritt für Kandidat*innen, selbst einen Termin zu vereinbaren, erspart Recruiter*innen viel Zeit und minimiert die Zahl der Absagen. Denn nur motivierte Bewerber*innen nehmen diesen zusätzlichen Schritt auf sich. Das endlose Hin- und Her Telefonieren gehört der Vergangenheit an und Sie können direkt eine erste Auswahl treffen.

Auf das Jahr gerechnet können Personaldienstleister mit mindestens 400 Vermittlungen insgesamt ein Vollzeitäquivalent an Arbeitszeit einsparen.

Von der Automatisierung zur KI

Automatisierung ist also nützlich, wenn es darum geht, sich wiederholende oder manuelle Aufgaben durch effiziente, intelligente Prozesse zu ersetzen. Aber es ist noch mehr möglich. KI kann Aufgaben übernehmen, die bisher nur von Menschen ausgeführt werden konnten:

• Erweiterte Textanalyse: KI kann den Inhalt von Lebensläufen und Stellenbeschreibungen genauer untersuchen, indem sie nicht nur nach bestimmten Schlüsselwörtern sucht, sondern auch den Kontext und die tiefere Bedeutung hinter dem Text analysiert. Auf diese Weise kann die KI subtile Ähnlichkeiten und Fähigkeiten erkennen, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind, und so einen schnelleren Abgleich zwischen Kandidat*innen und offenen Stellen vornehmen.
  
  
• Intelligente Entscheidungsfindung: Durch die Analyse umfangreicher Datenmengen kann KI Trends erkennen und Vorhersagen treffen, die Recruiter*innen bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Dies kann von der Identifizierung der am besten geeigneten Kandidat*innen für eine bestimmte Stelle bis hin zur Vorhersage der Erfolgswahrscheinlichkeit einer Kandidatin oder eines Kandidaten im Unternehmen reichen.

Top-Kandidat*innen mit einer Bewertung versehen und Kandidat*innen doppelt so schnell vermitteln

Mit einer Tracking-Funktion auf Ihrer Webseite können Sie Kandidat*innen auf Basis von First-Party-Daten verfolgen. So können Sie feststellen, wie oft Kandidat*innen Ihre Webseite besuchen, wie oft sie mit Stellenangeboten interagieren und wie lange sie Stellenanzeigen lesen. Basierend darauf erhalten sie einen Score. Je höher der Score, desto größer ist die Chance, dass Sie sie für eine Stelle gewinnen können.

Sie können diese Daten mit vorhandenen Kandidat*innen verknüpfen, die bei Kolleg*innen und Auftraggeber*innen gut ankamen oder öfter platziert wurden und hier gute Bewertungen erhielten. Alle diese Bewertungen zusammen führen zu einer Klassifizierung, auf dessen Basis Sie schneller Entscheidungen treffen und Kandidat*innen vermitteln können – auch solche, die für andere Stellenangebote nicht in Frage kamen, hier aber gut passen würden. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, einen Kontakt herzustellen, um 35 %. Damit holen Sie mehr aus Ihrer bestehenden Datenbank heraus und haben einen großen Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerber*innen.

Erledigen Sie alles in einem System, halbieren Sie Ihre Betriebskosten
und automatisieren Sie 90% Ihrer Arbeitsprozesse.

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten Ihre Kandidat*innen in einem System, die Verträge in einem zweiten, die Arbeitszeiten in einem dritten und die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem vierten System. Die Wahrscheinlichkeit, dass irgendwo ein Fehler bei der Dateneingabe passiert oder ein System die Daten nicht richtig verknüpft, ist hoch. Fehler und Zeitverlust sind vorprogrammiert, wenn man mit verschiedenen Systemen arbeitet. Doch wo genau etwas schief läuft, ist unklar. Allein dieses Problem zu lösen, kostet viel Zeit. Mit dem Einsatz einer einzigen Recruiting-Lösung entfallen diese Schwierigkeiten.

Sie sparen:
▪ Betriebskosten
▪ Integrationskosten
▪ Mehrere Lizenzen
▪ Kosten von zusätzlichen Mitarbeiter*innen

Treffen Sie klügere Entscheidungen auf Basis Ihrer eigenen Daten

Verknüpfen Sie alle Ihre Daten, sowohl die von Ihrer Website als auch aus dem ATS (Applicant Tracking System) und dem Backoffice. Auf diese Weise können Sie alles durchkalkulieren. Die Nutzung von Daten zur Entscheidungsfindung kann helfen, den Recruiting-Prozess zu optimieren. Analysieren Sie Daten wie die Effektivität von Recruiting-Kampagnen, die Zeit bis zur Einstellung und die Leistung der Recruiter:innen.

Beantworten Sie Fragen wie:
▪ Welche Stellenanzeigen haben die höchste Erfolgsquote und welcher Sourcing-Mix ist am besten geeignet, um die Zielgruppe zu erreichen?

▪ Wie sieht die Umsatz-, Arbeitsstunden- und Margenprognose für die nächsten sechs Monate auf Basis historischer Daten aus?
▪ Wie viel sollte ich in welche Kanäle und bei welchen Zielgruppen investieren, um die richtigen qualitativen Kandidat*innen zu erreichen?
▪ Wie sieht es mit Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, Ihrer Bilanz und der Altersstrukturanalyse Ihrer offenen Posten aus?

Mit diesen Informationen können Sie datengestützte Entscheidungen treffen, Ihre Strategien verbessern und Zeit sparen. Mit einem guten Datenmanagement legen Sie den Grundstein für den Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen. Denn KI geht nämlich noch einen Schritt weiter als die traditionelle Datenanalyse. Sie kann Muster und Trends erkennen, die für Menschen vielleicht auf den ersten Blick nicht sichtbar sind, und kann Vorhersagen treffen, die Ihre Recruiting-Strategie auf ein neues Level heben.

Stellen Sie sich vor, KI könnte vorhersagen, welche Kandidat*innen in einer Funktion am ehesten erfolgreich sein werden. Dabei werden nicht nur ihre Erfahrungen und Fähigkeiten berücksichtigt, sondern auch subtilere Indikatoren wie ihre Soft Skills. Diese Einblicke ermöglichen es Ihnen, die Interaktionen und Erfahrungen der einzelnen Kandidat*innen mit Ihrem Unternehmen auf ganz persönliche Weise zu verbessern.

 Verknüpfen Sie mit externen Quellen

In der Welt des Recruitings ist Effizienz entscheidend. Durch den Einsatz von Technologien wie der LinkedIn-Integration und automatisierten Bewertungssystemen können Recruiter*innen die richtigen Kandidat*innen schneller finden, Zeit sparen und das Risiko von Fehlern sowie doppelten Dateneingaben verringern.

Wie Technologie dazu beiträgt: 
▪ Zugang zu externen Quellen: Durch die Integration mit LinkedIn können Sie beispielsweise genau verfolgen, mit welchen Bewerbern Sie bereits in Kontakt standen und wie das Ergebnis war.

▪ Effizientes Bewerbermanagement: Nutzen Sie Tools, die Daten sammeln und Kandidat*innen bewerten, um schnell herauszufinden, wer für eine offene Stelle interessant ist.

▪ Direkte Verknüpfungen: Die Übertragung eines Profils von LinkedIn in ein Bewerbermanagementsystem (ATS) und die anschließende Verknüpfung mit dem richtigen Talentpool und der offenen Stelle dauert in der Regel zwei Minuten, mit einer direkten Verknüpfung jedoch nur 20 Sekunden.

Ich möchte auch effizienter Kandidat*innen vermitteln

Mehr erreichen in kürzerer Zeit - der Traum jeder Personalvermittlerin und jedes Personalvermittlers. Mysolution bietet Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Zeit zu sparen und die Qualität der Kandidatenauswahl zu verbessern! Erfahren Sie mehr über unsere Funktionen, kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder vereinbaren Sie direkt eine Demo. Wir sind für Sie da und helfen Ihnen, Ihre Effizienz zu steigern.