Success Story Talent Tree

Schlankere Strukturen und schnellere Entscheidungen

Auch wenn die Persönlichkeiten mit ihren individuellen Wünschen und Ansprüchen bei Talent Tree im Vordergrund stehen, ist das Fundament einer erfolgreichen Personalvermittlung eine effiziente Verwaltung von Daten. Vor der Implementierung der Mysolution Recruiting-Software setzte Talent Tree auf separate Lösungen für unterschiedliche Anforderungen. Heute deckt Mysolution diese Funktionen einheitlich für Talent Tree ab.

Gemeinsames Wachsen mit Mysolution

„Uns war die Systemstabilität wichtig, und das Mysolution-Fundament Salesforce gab uns ein gutes Gefühl“, sagt Gerhardt. „Außerdem empfanden wir die Möglichkeit, gemeinsam mit Mysolution zu wachsen, sehr interessant. Beide Unternehmen sind noch recht jung am Markt, und eine Teilhabe an der System-Entwicklung, wie z. B. am Scheduling Tool machte uns neugierig.

Der Kunde wird gehört
Mathias Gerhardt gefiel zudem von vornherein die persönliche Betreuung. „Der Kunde fühlt sich gehört und wird nicht einfach der Funktion ausgeliefert. Schon  vor Vertragsabschluss wurden all unsere offenen Fragen geklärt, die Beratung war exzellent. Man begegnete sich auf Augenhöhe, es wurde nicht einfach etwas verkauft. Da war von Anfang an das Gefühl da, man bekommt auch, was besprochen wird - und das wurde zu 100% eingehalten.“

"Da war von Anfang an das Gefühl da, man bekommt auch, was besprochen wird."

Mathias Gerhardt, Director Operations Talent Tree 

Individuelle Beratung und Betreuung
Über die Beratung hinaus lobt Gerhardt auch die persönliche Betreuung während der Implementierungsphase. „Wir hatten mit zwei festen Ansprechpartnern:innen wöchentliche Calls und generell einen kurzen Draht. Kritische Punkte konnten schnell geklärt werden, denn es war immer klar, wo wir stehen. Und da Probleme oftmals zusammenhängen, war es sehr erleichternd, einen deutschen Support zu genießen. Mit einer anonymen Betreuung - und im schlimmsten Fall fremdsprachig - wäre das ganze Projekt längst nicht so glatt gelaufen.“

Mut zur Veränderung

Für den Umstieg auf ein neues System gibt Mathias Gerhardt gerne Tipps mit auf den Weg. „Das Wichtigste ist es, allen Nutzer:innen klar zu machen, was sie bekommen - nicht, was sie zu geben haben“, so Gerhardt.

„Immer positiv bleiben und das Ziel im Auge behalten, den Nutzen in den Vordergrund stellen. Das hat bei uns sehr gut geklappt. Und ruhig das Team immer wieder abholen. Wo stehen wir, was sind die nächsten Schritte, wann werdet ihr mit dem neuen System arbeiten können; diese Fragen haben wir stets proaktiv im Vorfeld geklärt."

"Mach den Nutzern klar, was sie bekommen - nicht, was sie zu geben haben."

Mathias Gerhardt, Director Operations Talent Tree 

Planung & Vorbereitungen
Auch eine Planbarkeit, die Vorbereitungen zulässt, stellt Gerhardt als essenziell heraus. „Die Mitarbeiter:innen sollten nicht überrumpelt werden, die anfallenden Aufgaben wurden von uns immer weit im Voraus kommuniziert.“

Erfolgreiche Implementierung
Dass im Geschäftsleben dennoch nie alles absolut rund läuft, sieht Gerhardt gelassen: „Die Implementierungsphase hat im Februar 2022 begonnen und ca. drei Monate gedauert, der vollständige Umstieg auf Mysolution wird bis zum Jahresende abgeschlossen sein. Die Implementierung hätte deutlich schneller ablaufen können, aber neben dem Tagesgeschäft und dem kompletten Relaunch unserer Website haben uns noch andere interne Faktoren ein wenig ausgebremst. Wir sind trotzdem rundum glücklich mit diesem Zeitfenster.“

Höhere Datenkonsistenz, bessere Übersicht

Der Umstieg auf Mysolution macht sich bei Talent Tree vor allem durch eine gesteigerte Produktivität bemerkbar. „Wir genießen eine deutlich höhere Datenkonsistenz“, sagt Mathias Gerhardt. „Wir können die KPIs aus Projekten und Daten besser einsehen, und wir haben eine bessere Übersichtlichkeit der bearbeiteten Jobs.

„Wir können die KPIs aus Projekten und Daten besser einsehen, und wir haben eine bessere Übersichtlichkeit der bearbeiteten Jobs."

Mathias Gerhardt, Director Operations Talent Tree 

Individuelle Anpassbarkeit
Vor allem die Anpassbarkeit des Systems an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden sieht Gerhardt als große Stärke. „Ganz salopp: Wer-sieht-was definieren zu können, mindert die Komplexität erheblich. Die Übergänge von Vertrieb zu Recruiting und von Recruiting zum Kunden sind fließender und besser verknüpft. Alle Daten, die bereits im Vertriebsprozess gesammelt wurden, wurden auch in die  Jobs übergeben.“

Zukunftsgerichtet
Die Übersicht über ausstehende Aktivitäten in Form der Workflow-Kacheln sieht Gerhardt ebenfalls positiv - auch wenn Talent Tree die Praxis mit diesem Feature bisher fehlt. „Wir sind hier zwar noch in der Einarbeitungsphase, gehen aber davon aus, dass die Workflow-Kacheln und automatisierten Workflows künftig eine wichtige Rolle für uns spielen werden. Unseren Mitarbeiter:innen wird angeraten, sich dieser Funktion anzunehmen, aber dieser Prozess dauert an.“

Angenehme Eingewöhnungszeit
Laut Mathias Gerhardt haben sich die Mitarbeiter:innen nie so richtig ins vorherige System eingefunden. Dieses Mal konnte sich das gesamte Talent Tree Team schnell an das neue System gewöhnen. Mit Mysolution lassen sich dank einer ca. drei- bis vierstündigen Schulung und eines wöchentlichen Team-Austauschs über einen Zeitraum von fünf Wochen alltägliche Aufgaben nun sehr bequem bewältigen. „Das ist einfacher als gedacht“, sagt Gerhardt.

Die Erwartungen wurden erfüllt

Die positiven Erfahrungen, die Talent Tree mit Mysolution gesammelt hat, decken sich mit der Erwartungshaltung, mit der Mathias Gerhardt die Umstellung in Angriff nahm. „Natürlich herrschte im Vorfeld ein gewisser Respekt vor der Einführung eines großes Systems. Aber die Bedenken, die vor so einer Umstellung wohl jedes Unternehmen hat, wichen schnell einer realistischen Vorfreude. Und auch unsere Recruiter blickten mit Wohlwollen auf die Umstellung, da sie bereits in den Implementierungs-Prozess aktiv involviert waren."

"Die Bedenken wichen schnell einer realistischen Vorfreude."

Mathias Gerhardt, Director Operations Talent Tree 

Versprechen gehalten
„Man kennt das ja aus Software-Demos. Da 
werden einem absolut reibungslose Abläufe mit sehr kurzen Ladezeiten präsentiert, aber in der Live-Umgebung wartet man erstmal eine halbe Minute, bis die Startseite geladen wurde. Das war bei Mysolution nicht der Fall. Die Ladezeiten sind auch in einer großen Datenbank sehr kurz. Und die versprochenen Lösungen für unsere Anforderungen funktionieren zu 100%. Alle Individuallösungen wurden sauber implementiert und alle Versprechen wurden gehalten“, schwärmt Gerhardt.

Ein besserer Überblick

Bevor Talent Tree die eigenen Daten Mysolution anvertraute, wurden ein einzelnes CRM, ein separates ATS für das Kandidaten-Management und Google Sheets für die Datenanalyse verwendet. Mysolution deckt die Aufgaben dieser unterschiedlichen Lösungen für Talent Tree in einem einheitlichen System ab.

LinkedIn-Verknüpfung
Natürlich sind noch Wünsche offen, eine bessere Anbindung an LinkedIn wäre fantastisch. Aber das scheitert ja nicht an Mysolution, sondern den nicht vorhandenen APIs seitens LinkedIn.“ Dennoch bietet auch hier Mysolution für Talent Tree einen großen Mehrwert. „Dank des Chrome Plug-Ins können wir stets im System bleiben, anstatt ständig zwischen dem LinkedIn Recruiter und der regulären LinkedIn-Seite wechseln zu müssen.“