Cas Client ImpressiveGreenApple
Avec Mysolution
ImpressiveGreenApple (IGA) est une agence de recrutement ambitieuse qui a franchi une étape importante dans sa transformation numérique. Avec le logiciel de recrutement Mysolution comme base, IGA bénéficie désormais de processus plus rapides et efficaces, d'un marketing en ligne optimisé et de rapports clairs et précis.
Investir dans la digitalisation
En tant qu'agence de recrutement moderne, il est essentiel de ne pas se reposer sur une application logicielle obsolète. ImpressiveGreenApple (IGA) utilisait un système vieux de dix ans, considéré comme compliqué, explique Michael Oets, chargé de compte chez Mysolution. "Le logiciel manquait de convivialité, nécessitait de nombreuses actions répétitives, et ne facilitait pas les connexions entre clients et candidats. De plus, l'absence de fonctionnalités de reporting était un frein. Ce sont des préoccupations que nous entendons souvent de la part des agences de recrutement".
Une solution adaptée aux besoins du client
Après une mise en œuvre réussie, IGA travaille désormais avec la solution front office de Mysolution sur la plateforme Salesforce (Mysolution Recruitment). Une solution standard basée sur les meilleures pratiques, adaptée aux besoins du client.
Je suis peut-être un entrepreneur de PME, mais je pense comme une multinationale. Nous ne voulons pas devenir les plus grands, mais nous voulons rester les meilleurs".
Pia van Boven, directrice d'ImpressiveGreenApple
La flexibilité de Mysolution
Pia van Boven, directrice d'IGA, partage cet avis et salue la flexibilité de leur nouveau partenaire logiciel. "Mysolution explore toutes les solutions possibles pour répondre à nos besoins. Je dirige peut-être une PME, mais j'ai une vision de grande entreprise. Nous ne cherchons pas à être les plus grands, mais à rester les meilleurs," affirme-t-elle.
Embrasser la digitalisation
Pour simplifier le travail de nos équipes, il est essentiel d'investir dans la numérisation. Mysolution est un partenaire qui comprend cette nécessité et soutient véritablement notre esprit entrepreneurial. "En tant qu'entrepreneur, vous vous sentez écouté, même si vous dirigez une agence de recrutement de taille modeste," explique-t-elle.
La clé du succès : un partenaire logiciel fiable
IGA n'a pas seulement adopté le logiciel de recrutement Mysolution, mais a également investi dans un nouveau site web et l'outil de marketing en ligne ActiveCampaign. L'entreprise a choisi de mener l'ensemble de ce processus de digitalisation en une seule étape. "Nous avons pris le pari de tout mettre en œuvre en même temps. Dans ces circonstances, il est essentiel de pouvoir compter sur un fournisseur de logiciels solide comme partenaire," affirme Pia van Boven.
Mysolution comme base
L'idée centrale était de canaliser tout le trafic, y compris la génération de leads en ligne, via le nouveau site. Que ce soit pour les candidatures Campus (jeunes diplômés, stagiaires), les candidatures Office, les candidatures ouvertes ou les évaluations pratiques, tout passe par un portail unique, reflétant le style et l'identité visuelle d'IGA. Avec Mysolution comme socle, toutes les informations, qu'elles proviennent de candidatures spontanées ou de campagnes actives, sont intégrées de manière fluide en amont, assurant un traitement précis et centralisé des données dans le système.
Intégrations polyvalentes dans Mysolution Recruitment
Mysolution Recruitment propose une gamme d'intégrations qui enrichissent l'expérience d'IGA. Parmi celles-ci, un outil d'évaluation des compétences (NOA), des technologies de marketing (Direct Impact), ainsi que des solutions pratiques comme Jobdigger, SharePoint, un plug-in LinkedIn, la synchronisation avec Outlook et la possibilité d'organiser des réunions d'équipe directement depuis la plateforme.
Les 3 principaux souhaits
L'IGA avait un objectif ambitieux et une liste de souhaits assez longue, qui s'est concrétisée avec le passage à Mysolution.
Limitation de la charge de travail | Travail plus efficace et plus facile. Le logiciel fonctionne de manière intuitive et offre une meilleure vue d'ensemble. Les collègues peuvent voir les tâches ouvertes des autres et plusieurs recruteurs peuvent travailler sur le même poste vacant en même temps. Si quelqu'un ne travaille pas une journée, un collègue recruteur peut continuer à recruter comme d'habitude.
Génération de documents - Sur la base de divers formulaires de candidature (Campus, Office, candidatures ouvertes), plusieurs documents sont générés automatiquement, comme par exemple, les propositions de profils, la création de CV commerciaux, les documents pour les candidats et les clients ou les documents de confirmation pour les radiodiffuseurs.
Tableaux de bord et rapports | L'application offre des tableaux de bord personnalisés qui permettent de visualiser, en un coup d'œil depuis Salesforce, les performances par équipe ainsi que les résultats globaux. Cette fonctionnalité était une exigence clé pour Pia van Boven, entrepreneuse et propriétaire d'IGA. "J'avais besoin d'une vue d'ensemble claire pour suivre la charge de travail et mesurer l'efficacité de nos opérations. Aujourd'hui, grâce à ces tableaux de bord, j'ai enfin une meilleure visibilité sur nos données," explique-t-elle.
L'implémentation : une mise en place rapide et spécifique
Comment se déroule l'implémentation de Mysolution Recruitment sur la plateforme Salesforce ? Jasper Hendrikx, consultant en implémentation chez Mysolution, explique : Tout commence par une réunion de lancement avec le client et ses utilisateurs clés. Lors de cette session, nous présentons le flux de travail basé sur les meilleures pratiques, couvrant toutes les étapes : de la gestion des offres d'emploi au recrutement et au placement des candidats, jusqu'au processus de candidature et à la facturation.
Mise en œuvre étape par étape et tests rigoureux
Ensuite, nous passons en revue les procédures spécifiques du client et configurons le système de manière détaillée, étape par étape. Cette phase est suivie d'un "test en chaîne" où tous les processus sont examinés en collaboration avec le client. Si le système fonctionne comme prévu et reçoit l'approbation finale, la conversion des données est effectuée — comme ce fut le cas pour IGA, réalisée par Orange Peak. Ce n'est qu'après ces étapes que le nouveau système est officiellement mis en service.
L'objectif est d'atteindre un délai de dix semaines, dont environ huit semaines pour la mise en œuvre et deux semaines pour le suivi après la mise en service".
Jasper Hendrikx, Consultant Mysolution
Une implémentation plutôt rapide L'implémentation de ce système dans une agence d'intérim, de détachement ou de recrutement et de sélection peut se faire assez rapidement, dit Hendrikx : "L'objectif est de dix semaines, environ huit semaines pour l'implémentation et deux semaines pour le suivi après l'implémentation".
Une solution personnalisée basée sur les meilleures pratiques
Mysolution adapte toujours sa solution standard, conçue selon les meilleures pratiques, aux besoins spécifiques de chaque client. Ainsi, Hendrikx et son équipe ont intégré des flux d'automatisation personnalisés pour IGA. Par exemple, lorsqu'un candidat rejoint l'entreprise en tant que junior, le système suit son parcours de formation et le fait évoluer automatiquement au statut de medior après deux ans. À partir de ce moment, les recruteurs peuvent facilement identifier et repositionner ce candidat pour des postes de niveau intermédiaire, grâce à cette mise à jour automatisée.
Intensifier le contact avec les candidats
Il en va de même pour l'intégration avec ActiveCampaign, une solution de marketing automatisée qui automatise les contacts avec les clients et les candidats, et permet de lancer des campagnes d'e-mailing ciblées. Par exemple, à l'approche de la période de remise des diplômes, IGA souhaite renforcer les échanges avec les candidats. Le système soutient cette initiative en envoyant automatiquement des notifications pour maintenir le contact. Du premier échange jusqu'au placement, en passant par les entretiens et le suivi, le logiciel de recrutement Mysolution garantit un parcours candidat fluide et optimisé.
Le système de recrutement Mysolution favorise un parcours optimal du candidat : du premier contact, de l'entretien, du suivi jusqu'au placement.
Un petit plus
"IGA est le type de client pour lequel on fait toujours un effort supplémentaire," explique Jasper Hendrikx. "Ils ont ce petit plus qui inspire la confiance." Selon lui, cela s'explique surtout par la qualité du contact personnel. "Dès le début, nous avons été chaleureusement accueillis. Nous avons également passé beaucoup de temps dans leurs bureaux, partageant nos connaissances sur place et expliquant le fonctionnement du système. L'ambiance y est toujours agréable, avec des échanges ouverts et directs qui favorisent une collaboration efficace. Cela a conduit à d'excellents résultats."
Un système apprécié
Selon Hendrikx, IGA apprécie réellement le système, et c'est exactement ce que Mysolution vise à offrir. Lorsque le client réalise qu'il peut automatiser une grande partie de son travail manuel, que certains processus internes peuvent être entièrement intégrés dans le nouveau système, et que celui-ci fonctionne de manière plus rapide et efficace, cela constitue une réelle avancée.
Pas de frilosité
Des hésitations sur une telle mise en œuvre ? Non, je n'ai pas eu froid aux yeux. Un tel changement dans l'entreprise suscite toujours une certaine résistance. Il faut parfois se rendre compte que quelque chose va être différent pendant un certain temps. Mais les conseils de Mysolution sont si bons que le processus s'est déroulé comme sur des roulettes. Très vite, tout le monde a été très satisfait de voir que le système fonctionne vraiment », déclare Marjolein de Zwart, Senior Recruitment Consultant chez IGA.
Les conseils de Mysolution sont si bons que le processus s'est déroulé comme sur des roulettes. Très vite, tout le monde a été très satisfait de voir que le système fonctionne vraiment".
Marjolein de Zwart, Sr. Consultante en recrutement ImpressiveGreenApple
Mysolution incarne parfaitement la façon dont nous voulons travailler
Marjolein de Zwart, qui possède une vaste expérience dans le secteur du placement, dont huit ans chez IGA, a été étroitement impliquée dans toutes les étapes, de la démonstration à la mise en service, en tant que chef de projet désignée. "Je maîtrise parfaitement l'ancien système et sais comment nous aimons fonctionner. Mysolution prête une oreille attentive à nos besoins. Pour eux, vous n'êtes pas simplement un numéro, mais un client à part entière."
Elle souligne que, pendant une période d'implémentation, "vous recevez une multitude d'informations. J'ai moi-même dû approfondir mes connaissances sur Salesforce. Cependant, si j'oubliais un détail, je ne me sentais jamais gênée de poser la question. Ils prenaient le temps de revoir calmement chaque aspect avec moi. Cette attention ne s'est pas limitée à nous ; ils ont également toujours été disponibles pour notre partenaire de migration, Orange Peak."
Contact personnel
En parallèle de l'implémentation du système Mysolution, IGA a lancé un nouveau site web qui devait être opérationnel rapidement, juste avant Noël. "C'était un peu palpitant à la fin," admet Marjolein de Zwart. Les efforts ont parfois été intenses, avec des nuits tardives. "Cependant, la relation personnelle avec les deux consultants exceptionnels de Mysolution a été fantastique. Si je leur envoyais un message à 22 heures, je recevais immédiatement une réponse, ou l'un d'eux avait déjà résolu le problème."
Amitié professionnelle
Une fois la mise en service achevée, le rôle des consultants de Mysolution est en grande partie terminé. Cependant, lors de la phase d'optimisation, ils restent disponibles pour effectuer les ajustements nécessaires. "Vous allez me manquer", ai-je dit aux consultants lorsque l'implémentation a été finalisée. "Nous avons bâti une véritable amitié professionnelle ensemble."
Une bonne relation entre le client et le partenaire logiciel
Une relation solide entre le client et le partenaire logiciel est essentielle. L'objectif principal est d'assurer que le client puisse utiliser le logiciel de manière autonome le plus rapidement possible, avec le soutien des experts en service et assistance de Mysolution. Cependant, cette relation se poursuit, en particulier dans le cas d'IGA, comme le souligne Oets. "C'est un plaisir de collaborer avec une agence de recrutement aussi ambitieuse. IGA tire pleinement parti de la solution Mysolution et exploite efficacement les fonctionnalités offertes par le logiciel. De plus, elle montre une réelle affinité pour la digitalisation et est aussi active dans le domaine du marketing en ligne."
Depuis l'arrivée de Mysolution, la satisfaction au travail a augmenté
Pia van Boven est par conséquent très satisfaite. Le chemin parcouru depuis la signature jusqu'à la mise en ligne et après a été très agréable. Nous avons bien travaillé ensemble et nous avons aussi beaucoup ri. Et depuis que nous travaillons avec Mysolution, nos collaborateurs apprécient encore plus leur travail.
Depuis que nous travaillons avec Mysolution, nos collaborateurs prennent encore plus de plaisir à leur travail.
Pia van Boven, Directrice ImpressiveGreenApple
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